Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом за первый квартал, полугодие, девять месяцев, по общему правилу сдается не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом (п. 2 ст. 230 НК). Поскольку 31 июля в 2016 г. выпадает на выходной день, то в силу п. 7 ст. 6.1 Налогового кодекса (далее - Кодекс) крайний срок сдачи расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. переносится на 1 августа 2016 г.
Форма 6-НДФЛ, ее электронный Формат и Порядок заполнения утверждены Приказом ФНС от 14 октября 2015 г. N ММВ-7-11/450@. Отчитываемся по данной форме мы уже второй раз. Правда, как показала практика, отчетная кампания за первый квартал 2016 г. прошла для налоговых агентов довольно тяжело. Наша задача - не допустить повторения ошибок. А в этом нам помогут многочисленные разъяснения контролирующих органов и, естественно, положения Налогового кодекса.
Форма 6-НДФЛ помимо титульного листа включает два раздела:
Однако прежде чем перейти к нюансам заполнения расчета, разберемся, кто его должен сдавать.
Начнем с азов. Так, обязанность по представлению в налоговый орган по месту своего учета расчета по форме 6-НДФЛ у организаций и индивидуальных предпринимателей возникает в случае, если они в соответствии со ст. 226 и п. 2 ст. 226.1 Кодекса признаются налоговыми агентами. Таким образом, если компания или ИП не производят выплату доходов физлицам, то обязанности по представлению названного расчета у них не возникает. Данный факт признают и контролирующие органы (см., напр., Письмо ФНС от 4 мая 2016 г. N БС-4-11/7928@). Однако чиновники также отмечают, что в случае представления указанными лицами "нулевого" расчета по форме 6-НДФЛ такой расчет будет принят налоговым органом в установленном порядке.
Надо сказать, что эта оговорка сделана не просто так. К примеру, ваша компания сдавала в установленном порядке справки 2-НДФЛ за 2015 г., в которой были показаны и налогооблагаемый доход физлиц, и соответствующие суммы налога. Логично предположить, что в этом случае инспекторы будут ожидать от вашей организации и расчет по форме 6-НДФЛ. Ну а если они его не получат, то могут оштрафовать организацию за несвоевременно представленный расчет на основании п. 1.2 ст. 126 НК (на 1000 руб. - за каждый полный или неполный месяц просрочки). Одновременно штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб. могут быть выписаны и руководителю компании (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).
Плюс ко всему, в соответствии с п. 3.2 ст. 76 Кодекса в случае непредставления налоговым агентом в течение 10 дней по истечении установленного срока расчета по форме 6-НДФЛ налоговый орган вправе приостановить операции по его "расчетникам". Очевидно, что подобного рода "недоразумения" можно избежать двумя способами - либо направить в инспекцию пояснения, почему вы не представляете расчет по форме 6-НДФЛ (например, по той причине, что "деятельность не ведется", "зарплата не начисляется и не выплачивается" и т.п.), либо направить в налоговый орган "нулевку" (в "Количество физических лиц, получивших доход" пишем "0", в "Ставка налога" - "13", а в разд. 2 по строкам 100, 120 ставим или любую дату в интервале отчетного периода, или, как рекомендует ГНИВЦ ФНС (разработчик программы "Налогоплательщик ЮЛ"), в разд. 2 в строках 100, 110, 120 указываем дату "01.01.1900", а строки 130 и 140 оставляем незаполненными).
Представляется, что второй вариант предпочтительнее. Во всяком случае, если в инспекцию будет направлена "нулевка", то счет вам точно не "заморозят".
Обратите внимание! В форме расчета обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели (п. 1.8 Порядка). При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль ("0").
К слову сказать, Минфин в Письме от 10 мая 2016 г. N 03-04-05/26580 подтвердил, что индивидуальные предприниматели, которые не признаются налоговыми агентами по НДФЛ, расчеты по форме 6-НДФЛ сдавать не должны.
Расчет по форме 6-НДФЛ в общем случае представляется в налоговый орган по месту учета налогового агента. Из этого правила есть ряд исключений. Впрочем, они в точности такие же, как действуют при представлении справок по форме 2-НДФЛ. Так, в иные инспекции должны представить расчет следующие налоговые агенты:
Расчет 6-НДФЛ за полугодие (фрагмент): титульный лист
Расчет по форме 6-НДФЛ состоит всего из двух разделов. В первом из них показываются обобщенные показатели. А во втором - конкретизируются даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.
Здесь важно учесть, что разд. 1 формы 6-НДФЛ мы заполняем нарастающим итогом с начала 2016 г. вплоть до 30 июня 2016 г. А в разд. 2 отражаем только операции за последние три месяца отчетного периода, то есть в нашем случае за апрель, май, июнь.
Именно с заполнением разд. 2 расчета на практике у бухгалтеров возникают определенные затруднения. Поэтому на его формировании остановимся поподробнее.
Данный раздел состоит из нескольких блоков строк 100 - 140.
Строка 100 "Дата фактического получения дохода" разд. 2 заполняется строго с учетом положений ст. 223 Кодекса (см. Письмо ФНС от 30 мая 2016 г. N БС-4-11/9532@). Наиболее распространенные случаи мы представим в виде таблицы 1.
Таблица 1. Дата фактического получения дохода
Вид дохода |
Дата фактического получения дохода |
Оплата труда по трудовому договору |
Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (абз. 1 п. 2 ст. 223 НК) |
Оплата труда в случае увольнения до истечения календарного месяца |
Последний день работы, за который начислен доход (абз. 2 п. 2 ст. 223 НК) |
Доходы в натуральной форме |
День передачи доходов в натуральной форме (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК) |
Доходы в денежной форме |
День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо, по его поручению, на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК) |
Доходы в виде матвыгоды |
День приобретения товаров (работ, услуг) (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК) |
Зачет однородных встречных требований |
Дата такого зачета (пп. 4 п. 1 ст. 223 НК) |
Списание безнадежного долга физлица |
Дата списания долга (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК) |
Неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы |
Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК) |
Доход от экономии на процентах за пользование заемными средствами |
Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные средства (пп. 7 п. 1 ст. 223 НК) |
Строка 110 "Дата удержания налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 Кодекса. Первая из названных норм гласит, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика. При этом при выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме или при получении налогоплательщиком дохода в виде матвыгоды удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику в денежной форме. Однако удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы выплачиваемого денежного дохода. Что же касается п. 7 ст. 226.1 Кодекса, то в данной норме прописан порядок исчисления и удержания суммы НДФЛ налоговым агентом при осуществлении операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок.
Строка 120 "Срок перечисления налога" разд. 2 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Кодекса. В общем случае исчисленную и удержанную сумму НДФЛ надлежит перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. Исключение сделано лишь в отношении дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и оплаты отпусков. В этих случаях налог уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.
А в строках 130 и 140 ("Сумма фактически полученного дохода" и "Сумма удержанного налога") отражаются соответствующие суммовые показатели.
Это важно! Согласно п. 7 ст. 6.1 Кодекса в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Соответственно, если установленный Кодексом срок перечисления НДФЛ попадает на выходной нерабочий день, строка 120 расчета 6-НДФЛ заполняется с учетом правил переноса (см. Письмо ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-4-11/8568@). А вот дата фактического получения дохода не переносится (см. Письмо ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-3-11 /2169). То есть, к примеру, доход в виде оплаты труда за апрель признается 30.04.2016 вне зависимости от того, что этот день является субботой.
Ну а теперь перейдем, собственно, к практическим ситуациям. Разберем наиболее массовые из них.
Пожалуй, самая большая проблема связана с отражением в расчете 6-НДФЛ зарплаты, которая "переходит" из одного отчетного периода в другой. То есть, к примеру, доход в виде оплаты труда признается на последнее число июня 2016 г., а фактически она выплачивается 5 июля 2016 г. (дата условна, устанавливается работодателем самостоятельно).
Надо сказать, что таким "переходящим" проблемам контролирующие органы в последнее время уделяют повышенное внимание (см. Письма ФНС от 12 февраля 2016 г. N БС-3-11/553@, от 18 февраля 2016 г. N БС-3-11/650@, от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ и т.д.). Смысл разъяснений в том, что в случае, если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом отчетном периоде, данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена. А в Письме ФНС от 16 мая 2016 г. N БС-4-11/8609 разъяснено, что в таких ситуациях в расчете за период, в котором зарплата начислена, но еще не выплачена, соответствующие суммы не удержанного с этой зарплаты НДФЛ по строке 080 разд. 1 расчета за этот период показывать не надо. В этой строке ставим "0". Сумма же исчисленного налога показывается только по строке 040 (см. таблицу "Образец заполнения раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие").
Образец заполнения раздела 1 расчета 6-НДФЛ за полугодие (фрагмент)
При заполнении разд. 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие зарплату за июнь, поскольку она будет выплачена в июле, мы не показываем - она будет отражена в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (см. таблицу "Образец заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие"). Зато в разд. 2 расчета за полугодие нужно отразить мартовскую зарплату, которая была выплачена в апреле.
Образец заполнения раздела 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие (фрагмент)
Обратите внимание! В аналогичном порядке следует заполнять расчет 6-НДФЛ и в случае, если в течение всего квартала зарплата по тем или иным причинам фактически не выплачивалась - такая зарплата попадает в разд. 2 расчета, но только в периоде, когда она была фактически выплачена (см. Письмо ФНС от 24 мая 2016 г. N БС-4-11/9194).
Также следует иметь в виду, что в случае если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления НДФЛ, строки 100 - 140 разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно (см. Письмо ФНС от 18 марта 2016 г. N БС-4-11/4538@).
В мае - июне 2016 г. стартовала "отпускная" кампания - многие сотрудники предпочитают брать отпуск в летние месяцы. А стало быть, стал актуален вопрос отражения отпускных и соответствующих сумм налога в расчете по форме 6-НДФЛ. И надо сказать, он не утратит своей актуальности и при формировании расчета за 9 месяцев, поскольку отпускная пора еще далеко не закончилась.
Проблема здесь в следующем. Дело в том, что срок уплаты НДФЛ с отпускных выплат и "больничных" пособий один - последнее число месяца, в котором такие доходы были выплачены. Поэтому нам и хотелось бы оптимизировать порядок формирования расчета 6-НДФЛ, выделив под все отпускные, выплаченные в конкретном месяце, в разд. 2 расчета один блок строк 100 - 140.
К сожалению, вынуждены констатировать, что такого рода оптимизация недопустима. Дело в том, что датой получения дохода в виде отпускных для целей обложения НДФЛ является день их выплаты. Соответственно, если вы выплачивали отпускные в разные дни, то и в расчете 6-НДФЛ их придется разнести по разным блокам строк 100 - 140, указав различные даты получения такого дохода.
В ряде случаев уже выплаченные сотруднику отпускные приходится пересчитывать. Такая необходимость может возникнуть, если, к примеру, уже после ухода в отпуск ему была выплачена годовая премия, которая влияет на размер среднего заработка, исходя из которого рассчитываются отпускные, или же в организации всем работникам повышена зарплата и т.п. Представители ФНС в Письме от 24 мая 2016 г. N БС-4-11/9248 разъяснили, что в подобных ситуациях, то есть в случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, в разд. 1 Расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы уже с учетом произведенного перерасчета.
Трудовое законодательство допускает, что сотрудник может уйти в отпуск с последующим увольнением или же расторгнуть трудовые отношения, что называется, не отдохнув, а получив компенсацию за неиспользованный отпуск. С одной стороны, произведенные в пользу работника выплаты по своей сути аналогичны, но... Порядок отражения их в учете будет разниться. Ведь НДФЛ с отпускных уплачивается не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК). А НДФЛ с зарплаты и компенсации за неиспользованный отпуск надлежит перечислить в бюджет на следующий день после того, как такой доход был выплачен сотруднику (см. Письмо ФНС от 11 мая 2016 г. N БС-3-11/2094@).
В завершение отметим еще один важный нюанс. Дело в том, что доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения), перечисленные в ст. 217 Кодекса, в расчете по форме 6-НДФЛ не отражаются (см., напр., Письмо ФНС от 23 марта 2016 г. N БС-4-11/4901). В то же время в данной норме поименованы в том числе и доходы, которые освобождаются НДФЛ не полностью, а в пределах определенного лимита. Например, подарки стоимостью не более 4000 руб. за налоговый период ("излишки" в таком случае попадают в базу по НДФЛ в общем порядке). Соответственно, не забудьте такие "излишки" показать и в расчете 6-НДФЛ.
Июль 2016 г.