Организация направила в зарубежную командировку работника, которому было выписано командировочное удостоверение на определенный срок. В связи с форс-мажорными обстоятельствами (общеизвестный факт) сотрудник не смог вернуться вовремя. Вправе ли организация учесть суточные и расходы на проживание в целях исчисления налога на прибыль, которые пришлись на дни вынужденной задержки?
В силу п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
При этом расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), а также суточные или полевое довольствие.
Согласно позиции УФНС России по г. Москве, изложенной в Письме от 08.08.2008 N 28-11/074505, к документам, подтверждающим при налогообложении прибыли расходы на командировку, относятся: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении, авансовый отчет, авиа- либо железнодорожный билет, счет за проживание в гостинице, в котором расшифрована стоимость каждой оказанной услуги, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ государств.
В этом же Письме указывается, что в отношении суточных налогоплательщик должен подтвердить в своих расчетах, например в справке бухгалтера, размер выплаченных командированному работнику суточных. Для такого расчета можно использовать приказ о направлении в командировку и проездные документы, на основании которых устанавливаются время убытия из места работы командированного работника и время его прибытия к указанному месту. Время фактического нахождения сотрудника организации в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении им государственной границы РФ.
Минфин России в Письме от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 по вопросу об учете расходов на проезд из места командировки в случае, если дата окончания командировки, указанная в командировочном удостоверении, не совпадает с фактической датой отправления из места командировки, указал следующее.
Так, названные расходы могут быть учтены, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Аналогичные выводы изложены и в Письмах Минфина России от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246, от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191.
По нашему мнению, данные выводы применимы и в рассматриваемом случае, то есть для возможности отнесения расходов на командировку, которая вследствие форс-мажорных обстоятельств не могла закончиться в планируемый срок, необходим соответствующий приказ об ее продлении. В этом случае суточные и расходы на проживание будут документально подтверждены.
Также следует отметить, что в силу п. 13 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), в случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
А согласно п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.
Таким образом, организация вправе учесть суточные и расходы на проживание при налогообложении прибыли, которые пришлись на дни вынужденной задержки, при их надлежащем документальном подтверждении.