Отчитаться о доходах, выплаченных в прошлом году работникам, организации и предприниматели должны по обновленной форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ (ред. от 06.12.2011) (далее - Приказ N ММВ-7-3/611@)). И сделать это надо не позднее 2 апреля (1 апреля - выходной день) (Пункт 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом материале мы ответим на вопросы, связанные с заполнением формы 2-НДФЛ в различных ситуациях.
В справке надо указывать уже новые коды вычетов на детей
В нашей организации сотрудников с тремя детьми нет. Так что НДФЛ за прошлый год никому не пересчитывали. Подскажите, какие коды вычетов на первого и второго ребенка надо указать в справке 2-НДФЛ за 2011 г.: 108 или 114 и 115? Ведь после внесения изменений в Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ в нем появились новые коды вычетов, но и старые коды остались (Приложение N 4 к Приказу N ММВ-7-3/611@).
В справке надо указать новые коды вычетов: на первого ребенка - код 114, на второго ребенка - код 115 (Приложение N 4 к Приказу N ММВ-7-3/611@; Письмо Минфина России от 10.01.2012 N 03-04-05/8-1). Это объясняется тем, что поправки в пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ о размерах вычетов с разбивкой по категориям детей внесены задним числом. Они вступили в силу с 22.11.2011, но действуют с 01.01.2011 (Пункты 2, 3 ст. 5 Закона от 21.11.2011 N 330-ФЗ).
Поскольку справки 2-НДФЛ заполняются на основании карточек учета НДФЛ по каждому работнику (Раздел I Рекомендаций, утв. Приказом N ММВ-7-3/611@), то вам сначала нужно обновить свою бухгалтерскую программу и изменить коды в этих карточках. Тогда у вас не будет проблем с формированием справок. Во многих бухгалтерских программах код вычета 108 заменен на 114 и добавлены новые коды детских вычетов (115, 116, 117 и др.).
Кстати, инспекторы на местах также говорят, что в справках за 2011 г. надо указывать новые коды детских вычетов. А старый код (108) оставили на тот случай, если придется сдавать уточненные справки 2-НДФЛ за прошлые годы, например, из-за допущенной ошибки в расчете налога.
Если работник уволился, в справке 2-НДФЛ можно указать старый код детского вычета
У нас сотрудница, у которой трое детей, уволилась в конце мая прошлого года. С января по май включительно на каждого ребенка ей предоставляли вычет. Общая сумма вычетов составила 15 000 руб. (1000 руб. x 3 ребенка x 5 месяцев). Когда стала составлять справку 2-НДФЛ на эту сотрудницу, подумала, может, надо пересчитать ей НДФЛ с учетом увеличенного вычета на третьего ребенка? И главное, какие коды на детей надо поставить в справке: один старый 108 или обязательно надо указать новые коды и раскидать вычеты по ним?
Пересчитывать НДФЛ уволившейся сотруднице не нужно. Ведь на момент вступления в силу поправок (22.11.2011) она у вас уже не работала, доходы вы ей не выплачивали, а значит, налоговым агентом для нее вы не являетесь (Пункты 1 - 3 ст. 226 НК РФ).
А ваш вопрос о том, какой код надо указывать в справке 2-НДФЛ, мы адресовали специалисту ФНС России.
Из авторитетных источников
Гуськова Лариса Александровна, советник государственной гражданской службы РФ 2 класса
"Если работник, имеющий троих детей, уволился в 2011 г. до того, как были внесены изменения в гл. 23 НК РФ (до 22.11.2011), то, конечно, организация просто не могла сделать перерасчет налога за 2011 г. В этом случае справка 2-НДФЛ представляется на этого работника по новой форме, но без перерасчета и со старым кодом вычетов - 108.
Для того чтобы получить перерасчет по вычетам, такой работник по окончании 2011 г. может подать декларацию 3-НДФЛ и документы, подтверждающие право на вычет, в налоговую инспекцию по месту жительства".
Кстати, программа проверки справок 2-НДФЛ (Размещена на сайте ГНИВЦ ФНС), с помощью которой инспекции их проверяют, также содержит старый код вычета на детей (108). И при его указании программа "не ругается", что справка заполнена с ошибками.
Но по тем работникам, которые не уволились, в справках лучше указывать новые коды детских вычетов, как рекомендуют Минфин (Письмо Минфина России от 10.01.2012 N 03-04-05/8-1) и налоговики на местах.
Даже если работник получил доход только за 1 месяц, вычеты даются за весь год
У нас в декабре 2011 г. после декрета вышла на работу сотрудница, родившая третьего ребенка. Ее месячный оклад 35 000 руб. Правильно ли я понимаю, что вычеты на нее и на детей нужно ей предоставить с начала года? Если это так, то у нее сумма вычетов получится больше дохода.
Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ и какой признак ставить в справке - 2?
Действительно, все вычеты вы должны предоставить с января. Ведь они положены за каждый месяц года, независимо от того, были в каких-то месяцах доходы или нет (Подпункт 4 п. 1 ст. 218 НК РФ; Письма Минфина России от 19.01.2012 N 03-04-05/8-36, от 13.01.2012 N 03-04-05/8-10).
В вашей ситуации сумма вычетов за год составит 64 800 руб. ((400 руб. + 1000 руб. x 2 + 3000 руб.) x 12 мес.). Поскольку эта сумма больше суммы дохода за год, у вашей работницы налоговая база по НДФЛ равна нулю и НДФЛ исчислять не с чего. На следующий год разница между суммой вычетов и суммой доходов не переносится (Пункт 3 ст. 210 НК РФ). Так что вы должны выплатить сотруднице всю сумму оклада целиком (35 000 руб.), без удержания НДФЛ.
В справке 2-НДФЛ на эту сотрудницу в поле "признак" надо указать цифру 1. Цифра 2 ставится только в том случае, если вы представляете справку в связи с невозможностью удержать налог, например при выплате доходов в натуральной форме (Раздел II Рекомендаций, утв. Приказом N ММВ-7-3/611@).
Разделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ за 2011 г. на эту сотрудницу надо заполнить, например, так.
Излишне удержанный из-за перерасчета НДФЛ можно вернуть работнику
Из-за увеличения вычета на третьего ребенка я в декабре пересчитала работнику НДФЛ. В результате у него образовалась переплата по этому налогу. И я эту сумму вместе с декабрьской зарплатой перечислила ему на карточку в январе. Разумеется, заявление от работника на возврат ему излишне удержанного налога у меня есть. А теперь меня пугают, что так делать нельзя. Что налог должен возвращать сам работник через налоговую инспекцию. Что теперь будет нашей организации и мне лично?
Не пугайтесь, никаких претензий вам предъявлять не будут, вы все сделали правильно. Ведь, по разъяснениям Минфина, если по окончании года из-за перерасчета НДФЛ у работника образовалась переплата, то она "является излишне удержанной... суммой налога". И эту переплату организация может вернуть работнику, если на то будет его письменное заявление. Причем вернуть налог можно и за счет НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет с других работников (Пункт 1 ст. 231 НК РФ; Письмо Минфина России от 23.12.2011 N 03-04-08/8-230). Кстати, налоговая служба уже довела эти разъяснения Минфина до нижестоящих налоговых органов (Письмо ФНС России от 23.01.2012 N ЕД-4-3/781@).
Когда НДФЛ удержан правильно, переплаты в справках быть не может!
У нас переплата по НДФЛ: на всякий случай (под премию) мы перечислили больше. Удержали у сотрудников все правильно. Как показать переплату в справках 2-НДФЛ? Может быть, отразить ее в п. 5.5 "Сумма налога перечисленная"?
Ни в коем случае так делать не надо. Дело в том, что переплаты НДФЛ в принципе не может быть в ситуации, когда налог правильно исчислен и удержан. И, соответственно, в бюджет вы по определению не можете перечислить налога больше, чем удержали из доходов работника (Пункт 1 ст. 226 НК РФ).
А если в бюджет вы перечислили больше, то это вовсе не налог, а деньги вашей организации. Ведь из доходов работников вы эти суммы не удерживали.
В вашем случае мы советуем в справках 2-НДФЛ в п. п. 5.3 "Сумма налога исчисленная", 5.4 "Сумма налога удержанная" и 5.5 "Сумма налога перечисленная" поставить одну и ту же сумму НДФЛ.
Имейте в виду, что налоговики в своих письмах пугают, что сумму переплаты нельзя зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ, а можно только вернуть. В частности, ФНС разъяснила, что если организация перечислила в бюджет сумму большую, чем налог, удержанный из доходов работников, то сумма превышения не является НДФЛ. Ведь уплата налога за счет средств налоговых агентов прямо запрещена НК РФ (Пункт 9 ст. 226 НК РФ). Более того, наличие такой переплаты не освобождает организацию от обязанности перечислить в бюджет сумму налога, удержанного из доходов работников, выплачиваемых в более поздние сроки. Переплату можно только вернуть на расчетный счет организации. А для этого надо написать заявление о возврате ошибочно перечисленной в бюджет суммы. А к тому же еще и придется пройти совместную сверку расчетов по налогам (Письмо ФНС России от 04.07.2011 N ЕД-4-3/10764).
Но если вы сами о переплате в ИФНС не заявите, налоговики до выхода к вам на выездную проверку по НДФЛ о ней и не узнают. Ведь в течение года в карточке расчетов с бюджетом по НДФЛ указывается только общая перечисленная в бюджет сумма. Так что если вы перечислите в феврале НДФЛ в уменьшенном на сумму переплаты размере, то переплата просто закроется.
Но на будущее лучше не создавайте себе лишних проблем и не перечисляйте налог в большей сумме, чем вы удержали.
Перечисленный в январе НДФЛ с декабрьской зарплаты отражается в справке за 2011 г.
Зарплату за декабрь мы перечислили всем на карточки в январе 2012 г. Соответственно, НДФЛ в бюджет уплатили тоже в январе. И что, теперь в 2-НДФЛ по всем работникам будет недоплата налога за 2011 г.? Как мне надо заполнить разд. 5 справки?
В вашем случае в справках все три суммы - НДФЛ исчисленный (п. 5.3), удержанный (п. 5.4) и перечисленный (п. 5.5) - должны совпадать (п. 5.3 = п. 5.4 = п. 5.5). Ведь в справке указываются суммы налога удержанные и перечисленные в бюджет за календарный год, а не в календарному году. То есть в справке отражается состояние расчетов с работником по НДФЛ на дату ее подачи в налоговую инспекцию. А у вас на этот момент НДФЛ со всех работников удержан и в бюджет перечислен. Так что недоплаты налога нет. Если раньше налоговики давали такие разъяснения устно, то в этом году ФНС наконец-то выпустила Письма об этом (Письма ФНС России от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@; от 12.01.2012 N ЕД-4-3/74).
Если весь НДФЛ вернули работнику, в п. 5.6 справки 2-НДФЛ надо поставить ноль
После перерасчета НДФЛ по третьему ребенку получилось, что я удержала и заплатила НДФЛ больше, чем положено. Мы перечислили налог на карточку сотруднице в январе 2012 г. Как формировать 2-НДФЛ в налоговую? Разве можно указывать, что удержано все правильно, если по году переплата в ИФНС? Наверное, в п. 5.6 надо показать переплату налога?
Нет, переплату в п. 5.6 справки 2-НДФЛ за 2011 г. показывать не нужно. Как мы уже сказали, в справке отражается состояние расчетов с работником по исчисленному и удержанному налогу на дату ее представления в инспекцию. А вы в январе уже вернули излишне удержанный налог сотруднице. И бюджет этой сотруднице ничего не должен.
В вашем случае в п. п. 5.3 "Сумма налога исчисленная", 5.4 "Сумма налога удержанная" и 5.5 "Сумма налога перечисленная" справки 2-НДФЛ на эту сотрудницу должны стоять одни и те же суммы правильно исчисленного НДФЛ (с учетом перерасчета). В п. 5.6 надо поставить ноль (если сдаете в электронном виде) или ничего не указывать (если сдаете на бумаге) (Приложение N 2 к Приказу N ММВ-7-3/611@).
Доход в 2011 г. никому не выплачивали? Справки сдавать не нужно!
Подскажите, пожалуйста, если зарплату в прошлом году вообще не начисляли и не выплачивали, сдавать 2-НДФЛ обязательно? Как вообще в таком случае отчитываться по НДФЛ перед налоговой?
Никак отчитываться не надо. Ведь организации обязаны подавать сведения только о выплаченных физлицам доходах (Пункт 2 ст. 230 НК РФ; разд. I Рекомендаций, утв. Приказом N ММВ-7-3/611@). А если у вас таковых нет, то и справки 2-НДФЛ подавать не на кого.
Но справедливости ради скажем, что некоторые инспекции просят представить им письмо за подписью руководителя организации о том, что деятельность в организации не велась, зарплата не начислялась и не выплачивалась. Если ваша налоговая попросит от вас такое письмо, то можете его им принести.
В справке 2-НДФЛ статус работника надо указать по состоянию на конец года
Никак не пойму, как заполнять 2-НДФЛ на работников, которые в конце года стали резидентами. С момента приобретения статуса резидента я удерживала с них налог по ставке не 30%, а уже 13%. Но никаких перерасчетов налога не делала.
Получается, мне теперь надо заполнить одну справку с двумя разд. 3 и 5 (по ставке 30 и 13%)? Какой статус работника надо показать в п. 2.3: резидент (1) или нерезидент (2)? Так как НДФЛ перечислялся на разные КБК, то как правильно показать в справке перечисленный налог?
Поясните на моем примере, как правильно заполнить справку. С января по август работнику начислена зарплата 80 000 руб. (по 10 000 руб. в месяц). НДФЛ с нее удержан по ставке 30%, всего 24 000 руб. (полностью перечислен в бюджет). С сентября по декабрь начислена зарплата 40 000 руб., и с нее удержан НДФЛ уже по ставке 13% - 5200 руб.
Прежде всего, напомним, что статус сотрудника (резидент/нерезидент) определяется на каждую дату выплаты дохода (Пункт 2 ст. 207 НК РФ; Письмо Минфина России от 14.07.2011 N 03-04-06/6-170). При этом окончательный статус определяется по итогам налогового периода (года) (Статья 216 НК РФ). Так что по окончании года у сотрудника может быть только один статус: либо резидент, либо нерезидент. И именно этот статус и надо отражать в справке 2-НДФЛ.
В вашей ситуации в п. 2.3 "Статус налогоплательщика" надо указать цифру 1, так как сотрудник стал резидентом РФ.
Вам нужно заполнить один разд. 3 и один разд. 5.
Несколько разд. 3 и 5 заполняются только в том случае, если какие-то доходы в течение года облагаются по одной ставке, а какие-то - по другой и по окончании года ставка НДФЛ в отношении этих доходов не изменяется.
В вашем же случае при изменении статуса сотрудника ставка НДФЛ меняется и доходы, полученные с начала года, облагаются по единой ставке. Поэтому в разд. 3 вы указываете всю сумму доходов с января по декабрь, и они будут облагаться по ставке 13%. А разд. 4 и 5 справки надо заполнить так.
Обратите внимание, что в п. 5.3 справки вы указываете исчисленную по ставке 13% сумму НДФЛ, а в п. п. 5.4 и 5.5 - общую сумму налога, удержанную по двум ставкам (и 30%, и 13%) и перечисленную в бюджет (24 000 руб. + 5200 руб.). При этом совсем неважно, что НДФЛ перечислялся на разные КБК. А в п. 5.6 вы указываете сумму НДФЛ, за возвратом которой сотрудник пойдет в инспекцию, - 13 808 руб. (29 200 руб. - 15 392 руб.).
Имейте в виду, что сторнировочную проводку для корректировки НДФЛ (Сторно Дт 70 Кт 68 - 13 808 руб.) в бухучете делать не надо. Ведь вы удержанную из доходов работника сумму НДФЛ перечислили в бюджет. Все расчеты с работником и с бюджетом у вас закрыты. А излишне удержанный НДФЛ возвращать работнику будут уже налоговики.
Если не смогли удержать НДФЛ, в инспекцию придется подать две справки
Мы не удержали НДФЛ с экономии на процентах по беспроцентному займу, выданному учредителю (он нам его вернул в ноябре 2011 г.). До 1 февраля мы сдали справку 2-НДФЛ, в которой показали неудержанный налог. Нужно ли еще раз сдавать точно такую же справку по этому учредителю до 1 апреля? Если мы не будем подавать 2-НДФЛ на учредителя второй раз, что нам за это будет?
Начнем с того, что справки не будут одинаковыми, так как заполняются они по-разному. Когда вы подавали ее до 01.02.2012 в качестве сообщения о невозможности удержать налог, то в поле "признак" вы указывали цифру 2. И в разд. 3 вы должны были показать только тот доход, с которого не удержан налог, а в разд. 5 - сумму неудержанного налога.
Не позднее 01.04.2012 вы отчитываетесь обо всех доходах, выплаченных работникам и иным физлицам в 2011 г. И в этот раз вы подаете справку 2-НДФЛ на учредителя вместе со справками на других работников. И в ней в поле "признак" надо указать цифру 1. В этой справке в разд. 3 надо отразить все доходы, выплаченные вами учредителю, например еще и дивиденды, если они выплачивались. При этом в п. п. 5.3 - 5.5 указываются общие суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ, а в п. 5.7 - неудержанная сумма налога.
О необходимости представления двух справок говорят оба ведомства - и ФНС, и Минфин (Раздел II Рекомендаций, утв. Приказом N ММВ-7-3/611@; Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290). И если вы не представите 2-НДФЛ второй раз, налоговики оштрафуют вас на 200 руб. как за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля (Пункт 1 ст. 126 НК РФ). Чтобы с ними не спорить, лучше справку до 01.04.2012 сдать.
Если налог успели доплатить до сдачи 2-НДФЛ, долги в справке показывать не надо
В декабре у нескольких работников доход превысил 280 000 руб., а я по ошибке дала им детские вычеты. А в феврале, когда стала делать на этих работников справки 2-НДФЛ, моя ошибка и выявилась. Не пойму, как заполнить теперь справки за 2011 г.: показать как долг за работниками и пусть с них инспекция доберет налог? Или доплатить НДФЛ уже в марте самой?
Конечно, вы сами должны доплатить НДФЛ. На взыскание в ИФНС налог передается только в том случае, если вы не можете удержать его из доходов работников по причине отсутствия денежных выплат (Пункт 5 ст. 226 НК РФ). Вы же доходы работникам выплачиваете. Поэтому вы обязаны удержать долг по НДФЛ из любых доходов, выплачиваемых работникам, например из февральской зарплаты, выплачиваемой в марте. И перечислить его в бюджет.
Имейте в виду, что перечислить долг по НДФЛ нужно уже на новый КБК - 182 1 01 02010 01 1000 110. По-хорошему, на доплату НДФЛ за декабрь 2011 г. вы должны составить отдельную платежку и указать в ней:
- в поле "Основание платежа" (106) - "ЗД" (добровольное погашение задолженности);
- в поле "Налоговый период" (107) - "МС.12.2011";
- в поле "Тип платежа" (110) - "НС".
Если вы не хотите составлять отдельную платежку, то долг по НДФЛ за 2011 г. вы можете перечислить как платежи текущего года вместе с налогом за февраль 2012 г.
За несвоевременную уплату НДФЛ вам начислят только пени (Пункт 1 ст. 75 НК РФ).
Если на дату подачи справок 2-НДФЛ перерасчет налога вы сделаете и в бюджет его уплатите, то в справках долги по расчетам показывать не надо. В разд. 5 суммы налога исчисленного (п. 5.3), удержанного (п. 5.4) и перечисленного (п. 5.5) будут равны.
2-НДФЛ надо сдавать отдельно по месту нахождения ОП и ГП
У нас есть обособленное подразделение (ОП) без самостоятельного баланса и расчетного счета. НДФЛ мы платим в разные налоговые - по месту своего нахождения и по месту учета ОП. Ранее мы отчитывались по форме 2-НДФЛ только по своему месту нахождения (ГП), отправляя отчет двумя файлами (один по ГП, другой по ОП), но указывая одинаковые код ОКАТО и КПП, хотя они в платежных поручениях разные. Иначе через нашего оператора не отправишь. Сейчас появились разъяснения, что нужно отчитываться туда, куда платишь. В Налоговом кодексе нет указаний, куда надо представлять такую отчетность. Как поступить нам в этом году, сдавая отчетность за 2011 г.?
По НК РФ справки 2-НДФЛ организации должны представить в ИФНС по месту своего учета (Пункт 2 ст. 230 НК РФ). А организации, имеющие ОП, стоят на учете как по своему месту нахождения, так и по месту нахождения ОП (Пункт 1 ст. 83 НК РФ). Но НК также предусмотрено, что организации, имеющие ОП, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего ОП (Пункт 7 ст. 226 НК РФ).
Ранее налоговая служба разрешала представлять справки о доходах за всех работников организации в целом (за работников и ГП, и ОП) по месту учета головной организации (Письмо ФНС России от 07.03.2007 N 23-3-04/238@).
Но позднее и Минфин, и ФНС неоднократно разъясняли, что сведения о доходах надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛ (Письма ФНС России от 28.03.2011 N КЕ-4-3/4817; Минфина России от 16.12.2011 N 03-04-06/3-348, от 21.09.2011 N N 03-04-06/3-230, 03-04-06/3-229). Поэтому справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в инспекцию по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП - в инспекцию по месту нахождения ОП. Это следует и из порядка заполнения справок, утвержденного ФНС.
В справках вы указываете те же коды ОКАТО, что и в платежках на перечисление НДФЛ в бюджет. Если у вас не получается так сделать в программе, обратитесь к своему разработчику.
Февраль 2012 г.