Форма сведений о доходах физических лиц и рекомендации по ее заполнению

Комментарий к Приказу ФНС России от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@: Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников

В очередной раз изменена справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. О новых реквизитах справки и других изменениях читайте наш комментарий.

В очередной раз меняется справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. При этом прежняя ее форма, утвержденная Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@, утрачивает силу.
Отметим, что форма справки в общем виде имеет прежнюю структуру. Так, в ней присутствуют данные о налоговом агенте, реквизиты физического лица, сведения о его доходе, налоговых вычетах, на которые гражданин имел право в отчетном году, а также результативная (итоговая) часть справки.

При заполнении справки используются все те же справочники. Правда теперь они по-другому пронумерованы. Приведем их перечень:
- справочник "Коды доходов" - Приложение 3;
- справочник "Коды вычетов" - Приложение 4;
- справочник "Коды документов" - Приложение 5;
- справочник "Коды регионов" - Приложение 6.
Как и раньше, Приказ содержит формат сведений о доходах физического лица, передаваемый в налоговый орган в электронном виде в форме XML-файла.
Обратите внимание: теперь сообщение о невозможности удержать налог, которое налоговый агент должен представить не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (года) в письменном виде как налогоплательщику, так и налоговому органу по месту своего учета, теперь в обязательном порядке должно представляться в виде справки 2-НДФЛ. Ранее такое правило было лишь рекомендовано.
Напомним немаловажное правило заполнения справок. Все суммарные показатели в справке отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, и только суммы налога отражаются в полных рублях. Округление производится по правилам математики: сумма менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.
К справке 2-НДФЛ прилагаются правила ее заполнения, в Приказе они приводятся в качестве рекомендаций. Прежде чем перейти к рассмотрению всех новшеств как в самой справке, так и в порядке ее заполнения, немного остановимся на электронном формате справки.

Особенности электронного файла обмена

Сведения, сформированные в электронном виде, теперь называются файлом обмена. Это связано с тем, что передача файла непосредственно от отправителя (организации или предпринимателя) к конечному получателю (налоговой инспекции по месту жительства физического лица, указанного в справке) может осуществляться в несколько этапов через промежуточные налоговые органы.
В связи с этим код получателя информации в названии файла теперь вместо одного идентификатора "Р" имеет двойную структуру "А_К", где:
А - код территориального органа ФНС России, которому направляется файл;
К - код территориального органа ФНС России, который является конечным получателем сведений.
Описание файла обмена, правила его кодировки и другие особенности закреплены в разд. II Приложения 2 к опубликованному Приказу. Эта информация более понятна программистам и иным техническим специалистам. Однако и бухгалтер, подготавливающий сведения, должен разбираться в особенностях формирования электронного документа. Например, необходимо помнить, что все электронные сведения теперь должны представляться в виде файла обмена по формату XML и файла, содержащего XSD схему файла обмена с расширением xsd.
Справка: XSD схема файла обмена в электронном виде формируется отдельным файлом, который размещается на сайте Федеральной налоговой службы.
Версия электронного формата справки 2-НДФЛ - 5.01, ранее была версия 4.00001.
Добавим, что, к сожалению, новый документ не содержит примера справки в электронном виде.

О налоговом агенте

Начнем с того, что все сведения о доходах физических лиц, налоговых вычетах, исчисленных и удержанных налогах с 2011 г. должны отражаться у агента в регистрах налогового учета. Это требование закреплено в п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ. Справка 2-НДФЛ составляется на основе информации из таких регистров.
У справки 2-НДФЛ появился цифровой код по классификатору налоговых документов, код КНД - 1151078.
В форму добавили новый реквизит "признак" (в правом верхнем углу). Проставить надо один из двух вариантов:
- 1 - если справка представляется в соответствии с п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ (сведения за отчетный год, представляемые не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом);
- 2 - если справка представляется в соответствии с п. 5 ст. 226 НК РФ (сведения о неудержанном налоге, представляемые не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода).
Все данные о налоговом агенте заполняются как и раньше. Отражается ИНН (КПП) агента, его сокращенное (при его отсутствии - полное) наименование или Ф.И.О. для ИП. Особое внимание следует обратить на код ОКАТО. При заполнении справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении организации, в п. 1.1 указывается ИНН организации и КПП обособленного подразделения, в п. 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения.

О физическом лице

В правилах отражения информации о физическом лице изменений несколько. Во-первых, из бланка справки убрали примерные значения, указываемые при заполнении п. 2.3 "Статус налогоплательщика". Они приводятся в рекомендациях по заполнению справки. Ранее вариантов было только два, теперь статус физического лица может принимать три значения:
- 1 - если налогоплательщик является налоговым резидентом России;
- 2 - если налогоплательщик не является налоговым резидентом России;
- 3 - если налогоплательщик не является налоговым резидентом России, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ.
Несколько по-иному отныне надо заполнять гражданство (код страны) физического лица при отсутствии его у налогоплательщика. В этом случае в п. 2.5 указывается код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность человека. Ранее рекомендовалось проставлять код "999".

О доходах и вычетах

Теперь уточним отражение в справке сведений о доходах и налоговых вычетах. В п. 3 не забудьте проставить налоговую ставку (9, 13, 15, 30, 35%).
Доходы показывают в табличной форме помесячно в хронологическом порядке с указанием кода дохода (см. справочник "Коды доходов") и в необходимых случаях кода вычета (см. справочник "Коды вычетов").
Доход указывают в полном объеме без налоговых вычетов. Обратите внимание, что в разд. III разрешено отражать только профессиональные налоговые вычеты или те, которые подлежат налогообложению не в полном размере в соответствии со ст. 217 Налогового кодекса РФ. Так сформулировано в рекомендациях по заполнению справки. Однако с 2010 г. полное или частичное освобождение доходов от налогообложения производится и согласно ст. 214.1 Налогового кодекса РФ. Более того, в рекомендациях приводятся особенности заполнения сведений о вычетах по этой статье.
Так как по вычетам, предусмотренным ст. 214.1 Налогового кодекса РФ, в одном месяце (по одному коду дохода) может использоваться сразу несколько оснований для льгот (вычетов). Финансисты рекомендуют в этом случае первый код вычета и сумму вычета указывать напротив кода дохода, а остальные коды и суммы вычетов указывать строками ниже. При этом графы "месяц", "код дохода" и "сумма дохода" напротив таких вычетов не заполняются. Общая сумма вычетов, относящихся к этому доходу, не должна превышать саму сумму дохода.
Все остальные вычеты, если они вообще предоставлялись работнику (стандартные, социальные, имущественные), подлежат отражению в разд. IV справки. Из новой формы справки убрали строки 4.5 и 4.6, в которых раньше указывались общие суммы имущественного и стандартных вычетов.
Ранее в IV разделе (в справке в целом) не предусматривались социальные вычеты, так как они предоставлялись только налоговыми органами. С 2010 г. социальный налоговый вычет по взносам по договору негосударственного пенсионного обеспечения или добровольному пенсионному страхованию может быть предоставлен налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю, если эти взносы удерживались из выплат в пользу налогоплательщика и перечислялись работодателем в соответствующие фонды (абз. 2 п. 2 ст. 219 Налогового кодекса РФ).

О налоге

Значительно отредактирован V раздел справки 2-НДФЛ. В нем, как и прежде, показываются общая сумма дохода, сумма облагаемого дохода (теперь п. 5.2 называется "Налоговая база"), а также суммы исчисленного и удержанного налогов.
В п. 5.1 отражается общая сумма дохода без учета вычетов, которая должна равняться суммированным данным, отраженным в разд. III справки. Эту сумму, уменьшенную на все вычеты, указанные в разд. III и IV, и заносят в строку 5.2 в качестве налоговой базы.
Из справки убрали строки, в которых ранее отражалась сумма возврата налогов по перерасчету с доходов прошлых лет, зачтенные или удержанные в отчетном году налоги по перерасчетам прошлых лет и сумма задолженности, выявленная по таким перерасчетам. Эти данные теперь не должны отражаться в основной справке.
Зато в раздел добавили строку (5.5), в которой, начиная с платежей за 2011 г., надо будет указывать суммы перечисленного налога.
Сумма излишне удержанного налоговым агентом налога указывается в п. 5.6 вместо 5.9, как это было раньше.
А вот в строке 5.7 теперь надо будет отражать сумму налога, не удержанную налоговым агентом. Ранее она формулировалась как "переданная на взыскание". Но, как сказано выше, сведения о неудержанном налоге, переданные на взыскание в налоговый орган, надо представлять в отдельном порядке.

НДФЛ