Новые счета-фактуры, журналы учета, книги покупок и продаж

Изучаем правила составления НДС-документов. Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее - Постановление N 1137)

Итак, очередные планы налоговой службы воплотились в жизнь:
- обновлены формы обычного счета-фактуры, книг покупок и продаж, правила их заполнения;

- появилась новая форма корректировочного счета-фактуры;
- впервые утверждена и форма журнала учета полученных/выставленных счетов-фактур;
- изменились правила исправления счетов-фактур.
Давайте рассмотрим изменения, касающиеся абсолютно всех плательщиков НДС.

Форма основного счета-фактуры изменилась незначительно

(!) Появились новые строки (Приложение N 1 к Постановлению N 1137 (далее - Приложение N 1)):
- строка 1а "Исправление N __ от "__" ________". В ней надо указывать порядковый номер и дату исправления, внесенного в счет-фактуру. Такая же строка теперь есть и в форме корректировочного счета-фактуры (Приложение N 2 к Постановлению N 1137 (далее - Приложение N 2)). Появление этих строк связано с изменившимся порядком внесения исправлений в счета-фактуры (об этом мы поговорим чуть позже).
При выписке первичного счета-фактуры (как обычного, так и корректировочного) в строке 1а надо поставить прочерк (Подпункт "б" п. 1 разд. II Приложения N 1; пп. "б" п. 1 разд. II Приложения N 2);
- строка 7 "Валюта: наименование, код ______". Аналогичная строка есть и в форме корректировочного счета-фактуры (строка 4). Код и название валюты нужно брать из Общероссийского классификатора валют (ОК (МК (ИСО4217) 003-97) 014-2000).
Причем в Правилах заполнения счета-фактуры прямо сказано, что если товары оплачиваются рублями, то счет-фактуру надо выставлять в рублях - даже если их цена выражена в долларах США, евро, другой иностранной валюте или в так называемых условных единицах (Подпункт "м" п. 1 разд. II Приложения N 1).
Однако если мы посмотрим в Налоговый кодекс, мы увидим несколько иное правило: "...если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте" (Пункт 7 ст. 169 НК РФ). Из этого можно сделать вывод, что в рассмотренной ситуации составлять счет-фактуру в рублях не обязательно.
Но, видимо, авторы новых Правил заполнения счетов-фактур придерживаются иной точки зрения и считают, что п. 7 ст. 169 НК РФ распространяется только на случаи, когда товары оплачиваются иностранной валютой. Поэтому если покупатель оплатил товар рублями, то продавцу лучше выставить рублевый счет-фактуру. Иначе у покупателя могут возникнуть сложности с вычетом НДС. Причем не только с правильным определением суммы вычета - инспекция может вообще отказать в вычете НДС по "нерублевому" счету-фактуре.

(!) Изменились графы 2 и 10:
- вместо одной графы 2 "Единица измерения" теперь есть:
- графа 2 - код единицы измерения;
- графа 2а - условное (национальное) обозначение единицы измерения.
Показатели в этих графах надо проставлять в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94 (МК 002-97)) (Подпункт "б" п. 2 разд. II Приложения N 1).
Если в графах 2 и 2а показателей нет, то нужно поставить прочерк;
- вместо одной графы 10 "Страна происхождения" теперь есть:
- графа 10 - цифровой код страны происхождения;
- графа 10а - ее краткое наименование.
Эти графы надо заполнять в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001). Но по-прежнему это нужно делать только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия (Подпункт 13 п. 5 ст. 169 НК РФ; пп. "к" п. 2 разд. II Приложения N 1).

Форма корректировочного счета-фактуры стала удобнее

(!) Как и обещала налоговая служба, в утвержденной форме корректировочного счета-фактуры исправлен существенный недостаток. Напомним, что пробная форма этого документа, предложенная в сентябре налоговой службой, была чрезвычайно широкая - в ней было 23 графы (Письмо ФНС России от 28.09.2011 N ЕД-4-3/15927@). За это ее уже окрестили "портянкой".
В новом варианте корректировочного счета-фактуры уменьшили количество граф - теперь их всего 11.
Показатели, непосредственно связанные с корректировками, теперь надо показывать по строкам:
- А (до изменения);
- Б (после изменения);
- В (увеличение);
- Г (уменьшение).
Таким образом, сведения о корректировках в отношении каждого товара, работы или услуги (стоимость которых изменилась после отгрузки) теперь будет занимать не одну длинную строку (как было раньше), а три коротких (до изменения, после и уменьшение/увеличение).
Как видим, форма корректировочного счета-фактуры уменьшилась в ширину, но зато увеличилась в высоту.
Получается, что при корректировке цены и (или) количества нескольких наименований товаров, работ и/или услуг итоговый документ может занять несколько страниц, даже если обычный счет-фактура умещался на одну.

В связи с утверждением новых форм счетов-фактур многие бухгалтеры уже задаются вопросом: а можно ли в эти формы добавить какие-либо дополнительные реквизиты? Так, некоторые продавцы товаров, цена которых выражена в условных единицах, во избежание недоразумений с покупателями хотят параллельно с рублевыми суммами указывать суммы в условных единицах. Не приведет ли лишний показатель к тому, что покупатель не получит вычета по такому "расширенному" счету-фактуре? Вот что по этому поводу думают специалисты Минфина.

Из авторитетных источников
Вихляева Елена Николаевна, советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"По моему мнению, у налогоплательщиков не имеется оснований для внесения дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры, утвержденную Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Так что лучше выставлять счета-фактуры по утвержденной форме".

Появились правила нумерации счетов-фактур

(!) Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единая (Подпункт "а" п. 1 разд. II Приложения N 2).

(!) Индексы в номерах счетов-фактур (как обычных, так и корректировочных) могут и должны проставлять лишь (Подпункт "а" п. 1 разд. II Приложения N 1; пп. "а" п. 1 разд. II Приложения N 2):
- обособленные подразделения. Через разделительную черту к порядковому номеру им надо указывать цифровой индекс конкретного ОП. Эти индексы надо утвердить в учетной политике;
- участник товарищества или доверительный управляющий. Порядковый номер счета-фактуры, выставленного по операциям в рамках соответствующего договора, также дополняется через разделительную черту цифровым индексом. Этот индекс должен обозначать утвержденный участником товарищества (доверительным управляющим) код совершения операции по конкретному договору. Утвердить индекс можно, к примеру, в приказе руководителя или в учетной политике.

Книги покупок и продаж почти не изменились

(!) Книги покупок, продаж, а также дополнительные листы к ним лишь немного "располнели". Во всех них появились новые графы:
- 2а) "Номер и дата исправления счета-фактуры продавца";
- 2б) "Номер и дата корректировочного счета-фактуры продавца";
- 2в) "Номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры продавца".

(!) В порядки ведения книг (заполнения дополнительных листов) добавили правила, касающиеся как корректировочных счетов-фактур, так и документооборота электронных счетов-фактур.

У журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур появилась форма

(!) Этот журнал представляет собой опись выставленных (ч. 1 журнала) и полученных (ч. 2 журнала) счетов-фактур (Приложение N 3 к Постановлению N 1137 (далее - Приложение N 3)).
Регистрация всех выставляемых счетов-фактур (в том числе исправленных и корректировочных) должна быть единая (Пункт 3 разд. II Приложения N 3). Счета-фактуры надо регистрировать в ч. 1 журнала в хронологическом порядке - по дате выставления. Если счет-фактуру не надо передавать контрагенту, то его надо регистрировать по дате составления или исправления (если речь идет об исправленном счете-фактуре).
Учтите, что дата составления счета-фактуры и дата его выставления - это не одно и то же.
Дата составления счета-фактуры - это дата, указанная в его строке 1. А вот дата выставления счета-фактуры при его составлении в электронном виде определяется так - это дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (Подпункт "б" п. 7 разд. II Приложения N 3).
Про дату выставления бумажного счета-фактуры в Приложениях к Постановлению N 1137 ничего не сказано. Но, следуя общей логике, можно сделать вывод, что это:
(или) дата отправки счета-фактуры по почте;
(или) дата его вручения представителю покупателя.

(!) Получаемые счета-фактуры надо регистрировать в ч. 2 журнала по дате их получения.
Дата получения может не совпадать с датой составления и/или выставления счета-фактуры. И если они приходятся на разные кварталы, то лучше иметь документальное подтверждение даты получения счета-фактуры.
Если вы заявляете вычет по такому счету-фактуре, то у вас будет зафиксирована дата, от которой вы будете отсчитывать срок, в течение которого вы имеете право предъявить НДС к вычету.
А если покупатель получит корректировочный счет-фактуру от продавца при уменьшении стоимости отгруженного товара, то он сможет доказать проверяющим правильность расчета суммы НДС, которую надо перечислить в бюджет. Ведь при уменьшении стоимости отгруженных товаров покупатель должен зарегистрировать в книге продаж тот документ, который поступил к нему раньше (Подпункт 4 п. 3 ст. 170 НК РФ; п. 14 разд. II Приложения N 5 к Постановлению N 1137):
(или) корректировочный счет-фактуру;
(или) первичный документ, изменяющий стоимость.
Если оба документа получены в одном квартале, то в общем-то все равно, какой из них регистрировать, главное - сделать это в квартале получения документов от продавца. Как видите, привязка идет к дате получения документов. Если вы получили счет-фактуру по почте, сохраните конверт.
А вот с подтверждением даты получения электронного счета-фактуры сложностей быть не должно.

(!) В графе 3 журнала надо указывать код способа выставления/получения счета-фактуры (в том числе корректировочного):
(или) 1 - при регистрации бумажного счета-фактуры;
(или) 2 - при регистрации электронного счета-фактуры.

(!) В ч. 1 журнала также надо регистрировать счета-фактуры, составляемые в одном экземпляре и не передаваемые контрагенту (то есть составленные "для себя"):
- налоговым агентом - к примеру, при аренде госимущества и при покупке товаров у иностранных организаций (Абзац 2 п. 3 ст. 168 НК РФ);
- налогоплательщиком - при выполнении СМР "для себя" (Подпункты 2, 3 п. 1 ст. 146 НК РФ);
- продавцом - при получении сумм, связанных с расчетами по оплате товаров, работ или услуг, на которые увеличивается база по НДС. К примеру, проценты по векселям, полученным в счет оплаты товара (Подпункты 2, 3 п. 1 ст. 162 НК РФ).
Сведения о дате выставления таких счетов-фактур в графе 2 ч. 1 журнала указывать не надо (Подпункт "б" п. 7 разд. II Приложения N 3 к Постановлению N 1137).

(!) И по полученным, и по выставленным счетам-фактурам в журналах нужно фиксировать код вида операции, по которой составлен счет-фактура. Но пока перечня этих кодов нет (его должна утвердить налоговая служба).

(!) В ч. 2 журнала "Полученные счета-фактуры" ряд счетов-фактур не надо регистрировать (Пункт 9 разд. II Приложения N 3 к Постановлению N 1137). В частности:
- продавцу не надо регистрировать авансовые счета-фактуры, составленные им при получении аванса;
- покупателю не нужно регистрировать счета-фактуры:
- составленные самому себе при выполнении обязанностей налогового агента;
- составленные при выполнении СМР "для себя" (Подпункт 3 п. 1 ст. 146 НК РФ).

(!) Также продавец не должен регистрировать в ч. 2 журнала корректировочные счета-фактуры (в том числе исправленные), выставленные им при уменьшении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав). Их надо регистрировать только в книге покупок (Подпункт "п" п. 6 разд. II Приложения N 4).

* * *

Новые НДС-формы, несомненно, добавят работы бухгалтерам. Чтобы не лишиться вычета НДС, первое время придется тщательно следить: по правильной ли форме поставщик выписал вам счет-фактуру или нет. Ведь если форма будет устаревшая, то вычета вам не видать. А значит, такой счет-фактуру лучше переделать.

Февраль 2012 г.

Счет-фактура, НДС