Перечень документов по требованию. Как зяверять документы

В свое время наша организация сменила налоговую инспекцию в связи с изменением местонахождения. В настоящее время у нас идет выездная налоговая проверка. Мы получили от инспекторов требование о представлении документов. Однако большую часть из запрашиваемых бумаг мы уже направляли в инспекцию по предыдущему месту налоговой регистрации компании. Можем ли мы произвольно сократить перечень документов?

В данном случае необходимо учесть следующее. Пункт 5 ст. 93 Налогового кодекса запрещает налоговикам повторно требовать ранее представленные документы.
Однако, во-первых, данное ограничение не распространяется на случаи, когда в инспекцию были отданы подлинники, которые впоследствии вернулись в организацию. Кроме того, повторить свою просьбу инспекторы вправе, если документы были ими утрачены вследствие обстоятельств непреодолимой силы.

Во-вторых, обратите внимание, что п. 5 ст. 93 НК вступил в силу с 1 января 2010 г. и данная норма применяется в отношении документов, которые представляются в налоговую после этой даты (ч. 3, 15 ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. N 137-ФЗ). Иными словами, если вы направляли в инспекцию документы, копии которых требуют ревизоры, до 1 января 2010 г., то сейчас вам придется их продублировать.
В принципе, тот факт, что вы сменили налоговую, на порядок представления документов не влияет. Ведь налоговые органы, согласно п. 1 ст. 30 НК, составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) в бюджетную систему РФ налогов и сборов. Так что существенной разницы в том, в какую ИФНС были представлены документы, с учетом данного обстоятельства попросту нет.

Как заверить документы

По всей видимости, нам придется представить документы повторно, поскольку мы их направляли в инспекцию как раз в конце 2009 г. С документами у нас все в порядке, просто смущает их объем. Мало того что нужно снять с них копии, так еще и заверить же их надо. А не будет ли считаться нарушением, если мы сделаем подшивку документов, которые заверим одним махом?

К сожалению, такая "оптимизация" процесса в данном случае недопустима. Заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка документов. На это, в частности, указал Минфин России в Письме от 30 ноября 2010 г. N 03-02-07/1-549. К подобному выводу приходят и суды (см., напр., Постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. N КА-А41/11390-09). Ну и, положа руку на сердце, следует признать, что это просто очень неудобно налоговикам. Ведь им приходится обрабатывать данные документы, в т.ч. сканировать и т.п.
Основана данная позиция на положениях госстандартов по делопроизводству. Так, согласно пп. 30 п. 2 ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28), п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст) и Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76) заверенной копией документа является копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Для свидетельствования верности копии подлиннику документа на последнем листе копии на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающая: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать.
В свою очередь, листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии: "Всего в копии _____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Налоговые проверки