Электронный документооборот: порядок обмена электронными счетами-фактурами

Комментарий к Приказу Минфина России об электронном документообороте счетов-фактур. Комментарий к Приказу Минфина России от 25.04.2011 N 50н

Не исключено, что уже в этом году выставлять счета-фактуры можно будет в электронном виде. Минфин наконец-то утвердил Порядок их электронного документооборота (Пункт 1 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н), определяющий процедуру взаимодействия продавцов и покупателей (Пункт 1.1 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее - Порядок)). Порядок уже опубликован и вступил в силу (Пункт 2 Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н), однако начать обмен электронными счетами-фактурами прямо сейчас не получится, поскольку электронные форматы для них (техническая часть вопроса) еще не утверждены (Пункт 9 ст. 169 НК РФ).
Посредниками в этом процессе будут операторы (Пункт 1.3 Порядка). Электронный документооборот счетов-фактур, скорее всего, будут предлагать те же компании, которые сейчас предоставляют услуги по сдаче отчетности в электронном виде. Причем у продавца может быть свой оператор, а у покупателя - свой. Тогда для передачи файлов нужно будет, чтобы эти посредники договорились между собой и их программное обеспечение научилось воспринимать передаваемые друг другу файлы.

Переход на электронные счета-фактуры - дело добровольное. Но что для этого нужно? Давайте обо всем по порядку.

Подключаемся

Чтобы перейти на электронный документооборот счетов-фактур, первым делом нужно получить ЭЦП, если ее у вас еще нет (Подпункт "а" п. 2.1 Порядка). Сертификаты ключей подписи, которые и позволяют ставить ЭЦП на электронных документах, выдают удостоверяющие центры (Пункт 1.8 Порядка). Их список "вывешивает" на своем сайте ФНС России (nalog.ru/ -> Налоговая отчетность -> Представление в электронном виде -> Общая информация -> Новость от 30 марта 2011 г.).
Затем желающий участвовать в электронном документообороте должен направить оператору заявление. В нем нужно указать (Подпункт "б" п. 2.1 Порядка):
- полное наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя);
- место нахождения организации (место жительства предпринимателя);
- ИНН;
- информацию о тех, кто в вашей организации получил сертификаты ключа подписи, и реквизиты этого сертификата;
- контактные данные;
- сведения о налоговом органе, где вы состоите на учете.
После этого вы получите от оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа (Подпункт "в" п. 2.1 Порядка), и он же сообщит в вашу налоговую о вашей причастности к электронным счетам-фактурам (Пункт 2.3 Порядка). Об изменении сведений, указанных в заявлении, вы должны будете уведомить оператора в течение 3 рабочих дней (Пункт 2.2 Порядка).

Отправляем счет-фактуру и получаем ответ

На схеме представлено, кто, кому и какие файлы должен направить и получить при выставлении электронных счетов-фактур. Имейте в виду, наличие двух операторов в цепочке никак не повлияет на количество документов. Но на 1 рабочий день может увеличить срок доставки счета-фактуры (Пункты 2.5, 2.6 Порядка).

Выставлять и получать электронные счета-фактуры будет можно, только если на это согласны и имеют технические возможности и покупатель, и продавец (Пункт 1.4 Порядка). Операторы будут пересылать электронные документы от продавца к покупателю (без вмешательства в их содержание) и формировать подтверждения с указанием в них дат и времени отправки/получения документа. На каждое полученное подтверждение продавец или покупатель должен будет направить извещение. Но учитывая, что все эти файлы - из серии технологических, вероятно, программисты постараются сделать так, чтобы пользователям никаких дополнительных документов составлять не пришлось. Они будут формироваться автоматически. В итоге "протоколироваться" будет каждый шаг контрагентов.
Счета-фактуры нельзя будет направлять пачками. Каждый из них будет фиксироваться отдельно, и к каждому будут формироваться свои технологические документы (Пункт 1.9 Порядка).
Все пересылаемые файлы должны быть подписаны ЭЦП одного из участников документооборота. И все электронные документы, которые вы будете отправлять и получать, надо хранить в течение 4 лет (Пункт 1.13 Порядка; пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; п. 4.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Скорее всего, программное обеспечение будет предусматривать это и без вашего контроля.
Датой выставления счета-фактуры считается дата, когда оператор продавца получил от него этот электронный документ. Она будет указана в подтверждении, которое оператор вышлет в ответ на счет-фактуру (Пункт 1.10 Порядка). А вот выставленным счет-фактура будет считаться только после получения продавцом извещения о получении документа покупателем с ЭЦП последнего. Итого у продавца должно появиться четыре электронных документа.
А датой получения счета-фактуры покупателем будет считаться дата, указанная в подтверждении оператора - документе, сопутствующем пересылаемому счету-фактуре (Пункт 1.11 Порядка). Считаться полученным же он будет, когда покупатель не только ответит на него извещением, но и получит подтверждение, что оператор это извещение продавцу переслал. То есть у покупателя к этому моменту в ящике будет пять электронных документов.

Проблемы с документом, с доставкой...

Если в счете-фактуре, по мнению покупателя, есть ошибка, то он направляет продавцу через своего оператора уведомление об уточнении счета-фактуры (Пункты 1.12, 2.15 Порядка). Оператор в общем порядке (не позднее следующего рабочего дня) перешлет его продавцу, а тот в ответ направит ему извещение, что сообщение об уточнении получил (Пункт 2.16 Порядка). Оператор и это последнее извещение тоже перешлет покупателю, чтобы тот был спокоен - его "претензия" к продавцу пришла (Пункт 2.18 Порядка).
И понятно, что если какое-то подтверждение или извещение вовремя к вам не пришли, то нужно обращаться к своему оператору (Пункты 2.20, 2.22 Порядка).

* * *

От демоверсий программ по передаче электронных счетов-фактур остается приятное впечатление: просты в использовании, удобны, технологические документы создают сами.
Только, безусловно, за электронный документооборот придется платить.
Да и с техническими сложностями, по крайней мере на первом этапе, наверняка столкнутся многие.

Счет-фактура