Электронный счет-фактура: составление и выставление счетов-фактур в электронном виде

Еще осенью 2010 г. вступили в силу положения Закона N 229-ФЗ (Федеральный закон от 27.07.2010 N 229-ФЗ "О внесении изменений в часть первую и часть вторую НК РФ и некоторые другие законодательные акты РФ, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) РФ в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования"), предусматривающие возможность составления и выставления счетов-фактур в электронном виде. Однако на практике столь позитивные изменения не работали, так как финансовые органы не утвердили необходимые для этого документы. Прошло около года, лед тронулся - Минфин утвердил Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее - Порядок) (Приказ Минфина России от 25.04.2011 N 50н). О нем-то и пойдет речь в данной статье.

Основные моменты

Счета-фактуры могут составляться в электронном виде при взаимном согласии сторон сделки (желательно иметь документальное тому подтверждение) и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) допускаются при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации.
На сегодняшний день формат счета-фактуры не утвержден. Ожидается, что ФНС "на днях" сделает это. Определенные требования установлены в Порядке. В частности, речь идет о том, что электронный счет-фактура должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) продавца и направлен по ТКС через оператора электронного документооборота. Итак, обо всем по порядку.

Про электронно-цифровую подпись

Рассмотрим моменты, которые непосредственно связаны с использованием электронных счетов-фактур.

Итак, для того чтобы стать участником электронного документооборота, необходимо иметь электронную подпись и соответствующий сертификат ключа подписи, который выдается организациями, выпускающими такие сертификаты (удостоверяющие центры). Изготовление сертификата производится на основании заявления участника информационной системы (Заявление подписывается собственноручно владельцем сертификата ключа подписи), которое содержит сведения, необходимые для идентификации владельца сертификата ключа подписи и передачи ему сообщений (Содержащиеся в заявлении сведения подтверждаются предъявлением соответствующих документов).

Сертификат ЭЦП - это электронный или бумажный документ, который служит для подтверждения соответствия между идентификационными данными владельца ЭЦП и открытым ключом. Документ включает в себя сведения о владельце сертификата и открытом ключе. Также в нем указывается срок действия сертификата.

Примечание. Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с "живой" подписью.

Удостоверяющий центр (УЦ) оформляет два экземпляра сертификата ключа подписи на бумажных носителях, которые заверяются собственноручными подписями владельца сертификата и уполномоченного лица удостоверяющего центра, а также печатью УЦ. При этом один экземпляр сертификата выдается владельцу, второй - остается в удостоверяющем центре.
На сегодняшний день все удостоверяющие центры в России обязаны иметь необходимые лицензии на работу со средствами криптографической защиты информации. Список УЦ опубликован на сайте ФНС (nalog.ru/Налоговая отчетность/Представление в электронном виде/Общая информация/Новость от 15.03.2011).

Для того чтобы оформить ЭЦП, необходимо обратиться в УЦ со следующими документами:
- заявление на изготовление ЭЦП;
- карточка контрагента по принятой в удостоверяющем центре форме;
- копия устава заказчика - юридического лица.
Все эти документы должны быть заверены подписью генерального директора и печатью юридического лица.
Кроме этого, необходимы:
- нотариально заверенная копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
- нотариально заверенная копия свидетельства о постановке заказчика на налоговый учет;
- копия документа о назначении руководителя организации;
- оригинал (или нотариально заверенная копия) выписки из ЕГРЮЛ, полученный не позднее чем за месяц до представления;
- паспорт и копия паспорта лица, на чье имя изготавливается сертификат ключа подписи (листы с фотографией и пропиской, заверенные печатью организации).

Примечание. Цены на изготовление ЭЦП для коммерческих организации варьируются от 7000 до 14 000 руб. в зависимости от тарифа.

После того как ЭЦП получена, можно сказать, что полпути к электронному документообороту счетов-фактур пройдено. Вторая половина связана с выбором оператора электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота

Операторы электронного документооборота (далее - операторы) - коммерческие компании, которые на конкурентной основе обеспечивают обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Работа оператора в первую очередь связана с технической поддержкой данного процесса, поэтому к его выбору необходимо подойти серьезно. Прежде всего обращайте внимание на опыт работы компании с электронными юридически значимыми документами, а также наличие необходимых лицензий. Сейчас этим требованиям наиболее полно отвечают компании, предоставляющие российскому бизнесу услуги по сдаче электронной отчетности в контролирующие органы (ФНС, ПФР, Росстат, ФСС).

Обратите внимание! Оператор фиксирует все действия со счетом-фактурой, причем как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. При возникновении спорных ситуаций (когда один контрагент подает на другого в суд или у налоговой возникают вопросы по конкретному документу) именно свидетельство оператора является решающим.

Для участия в электронном документообороте необходимо оформить и представить оператору соответствующее заявление с указанием следующих учетных данных:
- полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
- место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер организации-налогоплательщика (индивидуального предпринимателя);
- сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификатов ключа подписи;
- контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);
- сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель).
После этого участник электронного документооборота получает у оператора идентификатор, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по ТКС.

К сведению. В случае изменения учетных данных (например, место нахождения организации), содержащихся в заявлении, необходимо не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представить оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор в свою очередь не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных.

Стоимость услуг оператора зависит от количества отправляемых документов. В среднем на данный момент фигурируют следующие цифры: тариф для 250 документов - 5000 руб.; 1000 документов - 16 000 руб.; 20 000 документов - 240 000 руб. Как правило, все входящие документы бесплатны.

Примечание. При выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.

В среднем отправка одного электронного документа обойдется в 20 руб. Если сравнивать с альтернативными способами доставки документов (почтой, курьером), то цена вполне приемлема, кроме того, этот вид передачи документов имеет ряд явных преимуществ.
Для работы с оператором вам потребуются Интернет, электронная подпись и программа "СКЗИ КриптоПро" (это специальная программа для безопасной работы с электронной подписью).

Обратите внимание! Оператор не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных (об изменении учетных данных).

Процесс передачи данных

Подробно процедура выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП описана в Порядке.
Действия продавца выглядят следующим образом: в соответствии с утвержденными требованиями формируется счет-фактура, далее, проверив действительность своей ЭЦП, продавец (если, конечно, ЭЦП действительна) подписывает счет-фактуру. Затем при необходимости продавец зашифровывает документ и направляет файл в адрес покупателя через оператора.

Примечание. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде осуществляются продавцом и покупателем в зашифрованном или незашифрованном виде.

Оператор, заключивший договор с продавцом, при получении от него файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя (при необходимости через оператора, заключившего договор с покупателем, если речь идет о разных операторах у продавца и покупателя). После этого оператор формирует продавцу подтверждение с указанием даты и времени поступления файла, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес продавца.
Оператор, заключивший договор с покупателем, при получении файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня фиксирует дату и время поступления файла и направляет его в адрес покупателя. Он также фиксирует дату и время отправки этого файла, формирует подтверждение, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес покупателя.

Продавец при получении подтверждения оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность его ЭЦП и отправляет ему извещение о получении подтверждения.
Все отправленные и полученные документы сохраняются всеми участниками электронного документооборота.

К сведению. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС могут осуществляться через одного или нескольких операторов. Выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по ТКС через нескольких операторов осуществляются при наличии у последних совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом.

Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня, как и другие участники электронного документооборота, проверяет подлинность ЭЦП продавца и отправляет ему (через оператора) извещение, подписанное ЭЦП, о получении счета-фактуры.
Продавец, получив извещение, также проверяет подлинность ЭЦП.
Таким образом, счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора, при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры.

Примечание. Счет-фактура считается исходящим, если он подписан ЭЦП, принадлежащей уполномоченному лицу участника электронного документооборота, и направлен через оператора.

Электронный документооборот - это, разумеется, очень удобно и современно. Однако и здесь не исключены такие ситуации, как, например, отсутствие подтверждения оператора в установленный срок. В таком случае продавец или покупатель сообщает об этом оператору и продавец повторяет отправку ранее составленного счета-фактуры (без изменения реквизитов). Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения в него коррективов, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру ЭЦП, покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами.

Обратите внимание! Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по ТКС считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца (дата, указанная в подтверждении этого оператора). Соответственно, датой получения покупателем счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, "задним числом" выставить электронный счет-фактуру нельзя!

В приведенной последовательности действий явно прослеживается необходимость проверки ЭЦП каждым участником электронного документооборота. Действительно, это крайне важно, так как документ с недостоверной подписью будет признан недействительным.
Итак, на момент просмотра документа сертификат отправителя, которым он подписал документ, не должен быть с истекшим сроком действия и не должен быть отозван по каким-либо причинам. Проверить актуальность сертификата можно либо по списку отозванных сертификатов (Такой список публикуется на сайте удостоверяющего центра в виде специального файла. Как правило, его обновление происходит ежедневно, иногда даже еженедельно, что не позволяет получить актуальную информацию. Тем не менее если располагать некоторым временем, то ситуацию можно оценить), либо при помощи сервиса онлайн-проверки статуса сертификата (Этот вид проверки обладает явным преимуществом, так как полученная информация актуальна на данный момент).

Вносим исправления

Все мы люди, и никто не застрахован от ошибок. К счастью, их можно исправить! Для этого покупатель направляет продавцу (через оператора, разумеется) уведомление об уточнении счета-фактуры (Уведомление должно быть подписано ЭЦП покупателя и при необходимости зашифровано).

При получении такого уведомления продавец, во-первых, проверяет подлинность ЭЦП покупателя, во-вторых, устраняет указанные ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру, в-третьих, направляет подписанное ЭЦП извещение в адрес покупателя (через оператора).
Напоминаем, участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных ЭЦП, составление и выставление которых предусмотрено Порядком. Также необходимо хранить документы с ЭЦП и сертификат ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.
Итак, мы познакомили читателей с Порядком. Теперь осталось дождаться, когда ФНС установит электронный формат счета-фактуры, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж (п. 9 ст. 169 НК РФ). Надеемся, что это произойдет в ближайшее время, и тогда поговорим о реальной возможности использовать электронный счет-фактуру.

Об НДС

С момента полноценного введения электронных счетов-фактур (с утверждением необходимых документов) покупатель сможет принимать к вычету сумму НДС, предъявленную продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав, в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ, при наличии электронного счета-фактуры, выставленного в утвержденном формате.
К продавцам в данном случае приравниваются налоговые агенты, указанные в п. п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионеры, агенты, действующие в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени.

О внешних пользователях

Если у организации есть необходимость предоставить оригиналы электронных документов какому-то стороннему лицу (например, аудитору), то технически это возможно. Вход в данном случае осуществляется по логину и паролю (напомним, что стандартный вход осуществляется по сертификату ЭЦП). Пользователь, допущенный в систему по логину и паролю, не может подписывать и отправлять документы, но может их просматривать.

Вместо заключения

Помимо возможности выставлять счета-фактуры в электронном виде, Закон N 229-ФЗ предусматривает возможность обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утв. Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@). Все это еще раз говорит о том, что совсем скоро бумажные варианты документов будут полностью вытеснены электронными. В общем-то логично, учитывая очевидные плюсы электронного документооборота. Действительно, используя новые технологии, можно серьезно сберечь временной ресурс, сократить накладные расходы: бумага (При электронном документообороте распечатывать счет-фактуру не нужно, он хранится в электронном виде), курьерская доставка, почтовые расходы и т.д. Должно быть, сократятся и ошибки, поскольку участие человека уменьшается и сходит на нет так называемый человеческий фактор.

Счет-фактура