Как удержать НДФЛ при зачете с физическим лицом

Иногда бывает так, что физическое лицо выполняет для вашей организации какие-либо работы или сдает имущество в аренду. И в то же время хочет купить что-либо у вас. Чтобы не гонять деньги туда-сюда, вы решаете сделать зачет по расчетам с физлицом. Как его оформить? И что делать с НДФЛ, который вы обязаны удержать и перечислить в бюджет (Статья 226 НК РФ)?

Сколько зачесть?

То, что вы не собираетесь выплачивать гражданину "живые" деньги, не освобождает вас от обязанности исчислить налог с выплачиваемого ему дохода. Поэтому вы считаете НДФЛ в общем порядке.
Предположим, физлицу был начислен доход в размере 10 000 руб. за оказание услуг по перевозке. НДФЛ с этого дохода составил 1300 руб. И гражданин купил у вас стройматериалы на сумму 10 000 руб. На какую же сумму делать зачет: на все 10 000 руб. или только на 8700 руб. (доход за вычетом НДФЛ)? Конечно, на 8700 руб. Ведь именно эту сумму вы должны физлицу. А удержанный из его дохода налог вы обязаны перечислить в бюджет. К тому же, если бы вы рассчитывались с ним деньгами, а не делали зачет, вы бы выплатили ему 8700 руб., а он вам - 10 000 руб.

Оформляем бумаги

Вариант 1. Необязательно заключать отдельное соглашение. Достаточно заявления одной из сторон (Статья 410 ГК РФ). Поэтому просто передайте физлицу заявление о зачете. Его можно составить так.

Васильеву А.В.

г. Москва, ул. Скаковая, д. 6, кв. 15

Заявление
о зачете встречных требований

Общество с ограниченной ответственностью "Орион" в лице генерального директора Севастьянова Г.В., действующего на основании Устава, в соответствии со ст. 410 Гражданского кодекса РФ заявляет о зачете встречных однородных требований:

Зачитываемые требования	Наименование, дата, номер документа	Срок наступления требования	Сумма требования, руб.	Сумма, подлежащая зачету, руб.	Сумма требования после зачета, руб.
Требование Васильева А.В. к ООО "Орион" по оплате услуг перевозки	Договор от 06.02.2012 N 5	27.02.2012	8 700	8 700	0
Требование ООО "Орион" к Васильеву А.В. по оплате стройматериалов	Договор купли-продажи от 22.02.2012 N 9	01.03.2012	10 000 (в том числе НДС - 1525)	8 700 (в том числе НДС - 1327)	1 300 (в том числе НДС - 198)

Генеральный директор ООО "Орион" ----------- Г.В. Севастьянов
02.03.2012

Внимание! Зачесть можно только встречные однородные требования (то есть денежное требование можно зачесть только в счет денежного долга), срок которых наступил (Статья 410 ГК РФ).

Чтобы зачет считался состоявшимся и ваш контрагент-физлицо впоследствии не требовал от вас погашения задолженности, у вас должны быть доказательства того, что заявление о зачете им получено (Пункт 4 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 29.12.2001 N 65). Если вы передаете ему заявление лично в руки, попросите расписаться в получении на вашем экземпляре заявления. Если отсылаете заявление по почте, делайте это заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
Вариант 2. Если вы все же решите делать двустороннее соглашение, можно оформить акт следующего содержания.

Соглашение
о зачете встречных требований

г. Москва
05.03.2012

ООО "Орион" в лице генерального директора Севастьянова Г.В., действующего на основании Устава, и гражданин РФ Васильев А.В. пришли к соглашению о зачете встречных требований:

Зачитываемые требования	Наименование, дата, номер документа	Срок наступления требования	Сумма требования, руб.	Сумма, подлежащая зачету, руб.	Сумма требования после зачета, руб.
Требование Васильева А.В. к ООО "Орион" по оплате услуг перевозки	Договор от 11.01.2011 N 5	27.02.2012	8 700	8 700	0
Требование ООО "Орион" к Васильеву А.В. по оплате стройматериалов	Договор купли-продажи от 19.05.2011 N 127	01.03.2012	10 000 (в том числе НДС - 1525)	8 700 (в том числе НДС - 1327)	1 300 (в том числе НДС - 198)

Генеральный директор                        Васильев А.В.
ООО "Орион"                                 (паспорт гражданина РФ
Севастьянов Г.В.                            45 07 N 235968,

Составляем проводки

Зачет с физлицом оформляете следующими проводками.

Содержание операции	Дт	Кт	Сумма
На дату оказания услуг физлицом
Отражены расходы по услугам перевозки	44 "Расходы на продажу"	76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"	10 000
На дату реализации стройматериалов физлицу
Отражена реализация стройматериалов	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"	90 "Продажи", субсчет "Выручка"	10 000
На дату подписания соглашения или дату отправки заявления о зачете
Произведен зачет встречных требований	76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"	62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"	8 700
Удержан НДФЛ (10 000 руб. x 13%)	76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"	68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "НДФЛ"	1 300

Когда перечислять НДФЛ в бюджет

НДФЛ нужно перечислить в бюджет (Пункт 6 ст. 226 НК РФ):
(если) заключалось двустороннее соглашение - не позднее дня, следующего за днем подписания соглашения;
(если) было направлено заявление - не позднее дня, следующего за днем отправки заявления физлицу.

* * *

Конечно, кто-то может посчитать, что раз физлицу не выплачиваются деньги (в ситуации, когда зачет полностью закрывает взаимные долги), то у организации нет обязанности удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ. Нужно всего лишь сообщить в ИФНС о невозможности удержать налог. Но это неправильно.
Во-первых, налоговики взыщут с вас штраф за неисполнение обязанностей налогового агента в размере 20% от неудержанной суммы налога (Статья 123 НК РФ) и пени (Статья 75 НК РФ). Во-вторых, вы усложните жизнь физлицу - ему придется подавать декларацию по окончании года и платить налог самому. А вы от удержания и перечисления налога в бюджет не потеряете ни копейки.

Май 2012 г.

НДФЛ