Снижение налога на прибыль за счет выплат сотрудникам

Все денежные выплаты сотрудникам компании, предусмотренные Трудовым кодексом, а также прописанные в трудовых или коллективных договорах, можно отразить в расходах на оплату труда. Учитывая этот факт, бухгалтеру стоит пересмотреть условия договоров с работниками и, не выходя за рамки закона, попытаться сэкономить на налоге на прибыль. Разберем несколько способов, как с помощью этих сумм можно безопасно минимизировать налог на прибыль.

Плата "за вредность"

Некоторым сотрудникам общую сумму начислений по заработной плате можно разделить на две части - основной оклад и надбавку. Надбавку можно оформить в виде компенсаций за работу во вредных условиях труда. Этот вид выплат предусмотрен ст. 219 Трудового кодекса РФ. В статье сказано, что сотрудники, занятые на вредных работах, помимо надбавок могут получать еще и дополнительные компенсации. Конкретный порядок начисления компенсаций законодательством не установлен, поэтому организация имеет право самостоятельно утвердить его в коллективном договоре с сотрудниками.

Выплаты можно полностью учесть в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 Налогового кодекса РФ. На компенсацию не надо начислять взносы во внебюджетные фонды и не надо удерживать НДФЛ, поскольку этот вид выплат связан с выполнением сотрудниками их трудовых обязанностей. Это следует из п. 3 ст. 217 и пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ. Если говорить о налоговых спорах, то по выплате этой компенсации существует много положительных решений. Об этом свидетельствуют, например, Постановления ФАС Уральского округа от 27 июля 2009 г. N Ф09-5313/09-С3, Поволжского округа от 12 мая 2009 г. по делу N А55-9200/2008, Дальневосточного округа от 15 июня 2009 г. N Ф03-2484/2009, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 7 марта 2008 г. по делу N А39-1853/2007. Главное, не увлекайтесь.

Компенсация "за вредность" должна быть обоснованна и предусмотрена в коллективном договоре, иначе ее не примут в расходы на оплату труда и доначислят НДФЛ и взносы во внебюджетные фонды (и, разумеется, пени за просрочку уплаты). Это, как мы понимаем, приведет к возникновению налогового спора (см. Письма ФНС России от 3 марта 2006 г. N 04-1-03/117 и Минфина России от 4 июля 2007 г. N 03-04-06-01/211). Основанием для начисления компенсации служит аттестация рабочих мест.

Вредные условия работы

- Аттестация рабочих мест для установления степени "вредности"

- Внесение условий о компенсациях в коллективный договор

- Разделение начислений по ЗП на 2 части - оклад и надбавку

- Учет выплат в составе расходов на оплату труда

Аренда личного имущества работников компании

Сотрудники могут использовать в работе свой личный мобильный телефон, автомашину, другое принадлежащее им имущество. В таком случае полагаются компенсации, предусмотренные ст. 188 Трудового кодекса РФ. Размер компенсации компания вправе закрепить самостоятельно, поскольку законодательно он не установлен. Возможность использования личного имущества в служебных целях, а также выплату компенсации за пользование данным имуществом необходимо предусмотреть либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции.

А. Компенсация за использование личного имущества в производственных целях

- Включение в трудовой договор или должностную инструкцию сотрудника возможности использования личного имущества в служебных целях

- Утверждение размера компенсации за использование личного имущества работника

- Учет компенсаций в составе расходов на оплату труда

Б. Аренда личного имущества сотрудника в производственных целях

- Заключение договора аренды с сотрудником на использование его личного имущества в производственных целях

- Выплаты сотруднику помимо зарплаты и арендных платежей

- Учет арендной платы в составе расходов по налогу на прибыль

Выплаты, кроме компенсации за использование автомобиля, можно полностью учесть в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 НК РФ. Компенсацию за использование автомобиля учитывают в составе прочих расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Возмещение за пользование личным автомобилем можно учесть в расходах только в пределах норм, установленных в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92. Это следует из пп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ. Суммы сверх норм могут быть списаны только за счет чистой прибыли или не учтены в расходах для целей налогообложения.

Компенсация за использование сотового телефона работника не облагается НДФЛ в пределах норм, установленных организацией. Такие разъяснения даны в Письме УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. N 28-11/4115. То есть если компания установила компенсацию в размере 5000 руб. в месяц, значит, эта сумма не облагается налогом на доходы физических лиц и не учитывается в расходах организации.

Помимо компенсации за пользование личным имуществом, с сотрудником можно оформить договор аренды личного имущества. Согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ в расходы можно включать платежи за арендуемое имущество независимо от того, кто именно является арендодателем. Это позволяет выплачивать сотрудникам помимо зарплаты еще и арендную плату за используемое в производственных целях личное имущество.

Примечание. Опасностей хватает на всех

Вредный труд необязательно может быть связан с производством. Если изучить многочисленные санитарно-гигиенические нормы, то мы легко обнаружим вредные факторы и в офисе. Уровень освещения недостаточен, уровень шума превышает нормальный предел, сверхнормативное электромагнитное излучение из-за большого количества компьютеров, повышенная запыленность от огромного количества бухгалтерских бумаг и т.д.

Чтобы установить "вредность" рабочих мест, необходимо провести их аттестацию. Об этом сказано в ст. 212 Трудового кодекса РФ и Приказе Минздравсоцразвития России от 31 августа 2007 г. N 569. Аттестацию можно проводить как самостоятельно, так и с привлечением аккредитованных специалистов. По итогам проверки на каждое рабочее место будет составлена карта аттестации рабочего места, в которой указывается, какие условия труда определены на каждом рабочем месте - вредные, опасные или нормальные. Если вредность выявлена, смело устанавливайте компенсацию. Качество проведенной аттестации в организации в любое время может проверить Государственная экспертиза условий труда.

Внимание! Все рабочие места нельзя признать вредными. Как показывает практика, максимум 80 процентов. Иначе это вызовет подозрение налоговиков и вам сразу доначислят все налоги на выплаченные компенсации. См., например, Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. N 106, Постановление ФАС Центрального округа от 14 июля 2004 г. N А68-АП-307/10-03.

Компенсация стоимости проезда

В трудовом законодательстве прямо предусмотрена выплата компенсации сотрудникам за разъездной характер работ - ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Поэтому часть зарплаты оформляем как компенсацию стоимости проезда. В итоге получаем оклад плюс компенсацию за проезд. Разъездной характер работы определяет должностная инструкция; работа, связанная с поездками, может быть не только у курьера, но и у менеджера, и у руководителя.

В деньгах сотрудник не теряет, а компания экономит на налоге на прибыль, НДФЛ и взносах в фонды с сумм начисленной компенсации. Компенсацию для сотрудников с разъездным характером работы можно учесть в расходах двумя способами: либо в составе расходов на оплату труда по ст. 255 Налогового кодекса РФ (Письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-03-04/1/642), либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. N 03-03-05/87). Выбранный порядок учета нужно прописать в своей учетной политике. Компенсация стоимости проезда освобождена от НДФЛ согласно абз. 9 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (Письма Минфина России от 27 августа 2007 г. N 03-03-06/3/14 и от 4 мая 2006 г. N 03-05-01-04/112).

Оплата расходов на проезд предусмотрена только для сотрудников с разъездным характером работы. Поэтому если подобные условия труда не были установлены работнику, то с суммы компенсации за проезд однозначно надо удержать НДФЛ (Письмо Минфина России от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252).

Компенсации за разъездной характер работы

- Включение в текст должностной инструкции условия о разъездном характере работы

- Оформление части заработной платы как компенсации стоимости проезда

- Описание порядка учета компенсаций в учетной политике организации: в составе расходов на оплату труда или в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией

- Учет выплат в соответствии с выбранным порядком учета

Стимулирующие выплаты сотрудникам

- Включение в текст трудового или коллективного договора условия о стимулирующих выплатах и премиях

- Учет выплат в полном объеме в составе расходов на оплату труда

- Начисление взносов в государственные внебюджетные фонды на суммы выплат и удержание НДФЛ

- Уменьшение базы по налогу на прибыль на суммы начисленных взносов в государственные внебюджетные фонды

Премии и стимулирующие выплаты

Важно заранее предусмотреть в трудовом или коллективном договоре выплаты и премии, например, за выполнение плана производства или плана продаж.

Эти выплаты можно полностью учесть в составе расходов на оплату труда на основании п. 3 ст. 255 Налогового кодекса РФ. Начисленные взносы в государственные внебюджетные фонды уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда.

Если стимулирующие выплаты и премии вы учитываете в расходах, то обязаны начислить на них взносы в государственные внебюджетные фонды в соответствии со ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (до января 2010 г. вы начисляли ЕСН). Такие разъяснения содержатся в Письмах Минфина России от 26 февраля 2010 г. N 03-03-06/1/92, от 23 июля 2009 г. N 03-04-06-02/51 и от 24 декабря 2008 г. N 03-03-06/1/719. Необходимо удержать НДФЛ в размере 13 процентов.

Примечание. По мнению специалистов финансового ведомства, премии к праздникам нельзя учесть в расходах, поскольку праздники наступают независимо от успехов деятельности работников в частности и компании в целом (Письмо Минфина России от 16 ноября 2007 г. N 03-04-06-02/208). Суды не поддерживают такую точку зрения финансистов и признают спорные премии в расходах при условии, что их выплата предусмотрена в коллективных или трудовых договорах с сотрудниками. По мнению арбитров, такие премии носят стимулирующий характер, поскольку работник учитывает возможность их получения при заключении трудового договора с организацией. Например, см. Постановления ФАС Московского округа от 17 июня 2009 г. N КА-А40/4234-09, ФАС Центрального округа от 15 сентября 2006 г., 12 сентября 2006 г. по делу N А64-1004/06-11.

Мы рассмотрели несколько верных способов минимизировать налог на прибыль (а в ряде случаев - избежать уплаты НДФЛ и взносов во внебюджетные фонды) за счет дополнительных персональных надбавок и компенсаций, которые должны быть оформлены работодателем.

Оптимизация налогов, Оптимизация налога на прибыль, Оптимизация страховых взносов