Регистрация счетов-фактур по новым правилам

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, форма которого утверждена Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, состоит из двух частей: ч. 1 "Выставленные счета-фактуры", ч. 2 "Полученные счета-фактуры".
В Журнале учета указываются:

- полное или сокращенное наименование налогоплательщика в соответствии с учредительными документами (или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя);
- идентификационный номер и код причины постановки на учет налогоплательщика;
- налоговый период, за который составлен журнал учета.
Каждая часть Журнала представляет собой таблицу. В ней предусмотрены графы для отражения следующей информации о счетах-фактурах:
- дата (выставления или получения);
- код способа выставления. Если документ составлен на бумажном носителе, то в графе 3 проставляется "1". В случае, когда речь идет о регистрации электронного счета-фактуры, в эту графу вписывается "2";
- код вида операции. При этом в случае одновременного отражения нескольких операций в счете-фактуре указывается одновременно несколько кодов через разделительный знак. Предполагается, что перечень кодов должен быть утвержден ФНС. На сегодняшний день отдельного приказа, в котором были бы приведены коды операций, из-под пера ФНС пока не вышло. Так что в этой части необходимо дождаться либо когда ФНС утвердит их, либо когда даст соответствующие разъяснения, можно ли их взять из Приложения N 1 к Порядку заполнения налоговой декларации по НДС, утвержденному Приказом Минфина России от 15 октября 2009 г. N 104н;
- номер счета-фактуры;
- дата составления счета-фактуры;
- номер и дата составления корректировочного счета-фактуры;
- номер и дата исправления;
- наименования покупателя (продавца);
- ИНН/КПП покупателя (продавца);
- наименование и код валюты;
- стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав по счету-фактуре всего;
- сумма налога;
- разница стоимости с учетом НДС по корректировочному счету-фактуре;
- разница НДС по корректировочному счету-фактуре.
Счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные или полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке соответственно в ч. 1 или ч. 2 Журнала.
Обратите внимание! Компаниям, которые имеют в своем составе обособленные подразделения, нужно вести Журнал в целом по организации.
Журнал составляется на налоговый период. Если он формировался на бумажном носителе, то до 20-го числа месяца его следует прошнуровать, страницы пронумеровать и скрепить подписью руководителя организации (уполномоченного лица) или ИП и скрепить печатью компании.
Журнал, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче Журнала учета в налоговую инспекцию для проверки.
В том случае, если в течение налогового периода счета-фактуры не выставлялись, то ч. 1 Журнала не заполняется. В таких ситуациях оформить нужно лишь "шапку" Журнала и ч. 2, естественно, при наличии полученных счетов-фактур в этот период.
Независимо от того, в каком виде составлялся Журнал (на бумаге или на компьютере), хранить его нужно в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Ровно столько же необходимо беречь как зеницу ока и соответствующие счета-фактуры, а также подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного). Их нужно подшивать в хронологическом порядке соответственно по мере их выставления или получения.
Помимо всего прочего, Правила предписывают хранить в течение 4 лет и иные документы, которые, хотя и не регистрируются в Журнале, имеют самое что ни на есть прямое отношение к НДС. Это заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом) копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами); таможенные декларации (их заверенные копии), платежные и иные документы, подтверждающие уплату налога; заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС или их копии и т.д. Беречь нужно и документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, а также "первичку" на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров. Никак нельзя выбросить раньше положенного срока и бухгалтерские справки-расчеты, на основании которых был восстановлен НДС, ранее принятый к вычету, а также иные документы, которые регистрируются в Книге покупок или Книге продаж.

"Виртуальные" даты

Особое внимание следует уделить заполнению граф Журнала, предназначенных для внесения данных о дате выставления и о дате получения счета-фактуры. Связано это с тем, что счета-фактуры могут быть выставлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В общем случае один и тот же документ нельзя продублировать одновременно и в бумажном, и в электронном варианте.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде в графу 2 ч. 1 Журнала вносится дата поступления файла оператору электронного документооборота от продавца, указанная в соответствующем подтверждении. Причем в наличии у продавца должно быть извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанного его ЭЦП и полученного также через оператора электронного документооборота. Вполне возможно, что продавцу придется предпринять несколько попыток отправить счет-фактуру покупателю. В этом случае датой, которую нужно внести в Журнал, будет являться та, когда было получено упомянутое извещение.
В свою очередь, в графе 2 ч. 2 Журнала указывается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. В данном случае также необходимо заручиться извещением покупателя о получении счета-фактуры, подписанным его же ЭЦП и подтвержденным оператором электронного документооборота.
Ну а как быть, если в силу тех или иных причин покупатель так и не получит от продавца счет-фактуру в электронном виде? При подобном стечении обстоятельств допускается составление такого счета-фактуры на бумажном носителе. При этом продавец переносит показатели из составленного "виртуального" бланка, не изменяя их, в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе. В ч. 1 и 2 Журнала в этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только "бумажный" счет-фактуру. А вот перевыставить его же в электронном виде впоследствии уже нельзя.
Обратите внимание! Счет-фактура, составленный в электронном виде, не имеет такого реквизита, как "Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо". Он подписывается лишь ЭЦП руководителя хозяйствующего субъекта (ИП). Если же сложилось так, что организации пришлось вместо "виртуального" составить "бумажный" счет-фактуру, то тут уж без подписи главбуха (иного уполномоченного лица) не обойтись.
Также стоит иметь в виду, что графа 2 ч. 1 Журнала не заполняется при регистрации не подлежащего выставлению счета-фактуры, составленного налоговым агентом при перечислении платы иностранному поставщику или собственнику казенного имущества. Указанную графу следует оставить незаполненной в случае составления счета-фактуры при выполнении СМР для собственных нужд и при передаче товаров (работ, услуг) также для собственных нужд, если расходы не учтены при налогообложении прибыли. Назовем и последний случай, когда дата не указывается: ее не вписывают, когда налогоплательщик получает суммы, которые в соответствии со ст. 162 Налогового кодекса увеличивают базу по НДС.

Книга покупок и Книга продаж

В отличие от Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур бланки Книги покупок и Книги продаж ранее имели место. Однако в их новых формах, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, присутствует немало изменений. Причем их невозможно не заметить.
Так, теперь вместо одной графы, в которой указывались номер и дата счета-фактуры, для данных показателей в Книге покупок предусмотрено их целых четыре:
- в графе 2 указываются, как и прежде, номер и дата счета-фактуры;
- в графе 2а - номер и дата исправления счета-фактуры;
- в графе 2б - номер и дата корректировочного счета-фактуры;
- в графе 2в - номер и дата исправления корректировочного счета-фактуры.
Аналогичные графы появились и в Книге продаж, но под другой нумерацией (1, 1а, 1б, 1в).
При отсутствии данных для их отражения в тех или иных графах Книг покупок или продаж их оставляют пустыми. В частности, при регистрации в Книге покупок счета-фактуры, полученного от продавца на перечисленную сумму аванса в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, графы 4, 6, 8а, 9а, 10 - 12 не заполняются. Не нужно вписывать данные и в графы 2а, 2б и 2в, если в первоначальный счет-фактуру не вносились исправления и не выставлялся корректировочный счет-фактура.
Стоимостные показатели Книги покупок и Книги продаж указываются в рублях и копейках.
Книгу покупок и Книгу продаж можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Они, как и Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, составляются за один налоговый период. И точно так же до 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, Книги, составленные на бумажном носителе, прошнуровываются, их страницы пронумеровываются, заверяются подписью руководителя организации (уполномоченного лица) или ИП и скрепляются печатью компании. Дополнительные листы подписываются руководителем организации (уполномоченным лицом) или ИП, прикладываются к Книге за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений. Далее листы пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц соответствующей Книги за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.
Книга покупок и Книга продаж, составленные в электронном виде, и дополнительные листы к ним скрепляются ЭЦП руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган на проверку.
Обратите внимание! По новым правилам Книгу покупок и Книгу продаж, а также дополнительные листы к ним в соответствии с Постановлением N 1137 следует хранить, как и Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, в течение не менее 4 лет с даты внесения в них последней записи. Отметим, что ранее Книги требовалось беречь не менее 5 лет (п. п. 15 и 27 Постановления N 914). Также стоит отметить, что теперь Книги подписывает не главный бухгалтер, а руководитель организации (или уполномоченное лицо).

Продолжение следует

Счет-фактура является основным документом, который служит основанием для применения вычетов по НДС. Поэтому даже несмотря на то, что он состоит всего-то из одной страницы, к его заполнению следует относиться более чем внимательно. Однако от ошибок не застрахован никто, а исправлять их теперь нужно по новым правилам. Да и форма корректировочного счета-фактуры претерпела изменения. Помимо всего прочего, исправления и корректировки (а это в данном случае совершенно разные вещи) нужно провести и в других значимых для НДС документах.
Таким образом, обзор новшеств, которые "подарило" налоговым агентам и плательщикам НДС Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137, очевидно, еще не закончен.

Январь 2012 г.

Счет-фактура