Можно ли учесть расходы предпринимателя на домашний офис

Многие предприниматели не обзаводятся офисом. Причины для этого могут быть разные: нет денег на его покупку или аренду, просто предпочитают работать на дому. А как быть с расходами на содержание домашнего офиса: коммунальными платежами, оплатой Интернета, телефона, затратами на приобретение оргтехники? Возникает проблема разграничения всех расходов на личные и предпринимательские. Ведь предприниматель не только работает, но и живет в квартире. Кроме того, помимо него там могут проживать и члены его семьи. Может ли предприниматель учесть такие расходы при исчислении НДФЛ или налога при УСНО с объектом "доходы минус расходы"?

Какую деятельность можно вести на дому

Законодательство не запрещает использовать жилое помещение для ведения индивидуального бизнеса, если это не нарушает права и законные интересы других граждан, а также требования, которым должно отвечать жилое помещение, и правила его использования (Пункты 2, 4 ст. 17 Жилищного кодекса РФ). Еще один важный момент: в жилом доме запрещается размещение промышленных производств (Пункт 3 ст. 288 ГК РФ; п. 3 ст. 17 Жилищного кодекса РФ). Что понимается под промышленным производством, в законодательстве не сказано. Но очевидно, что имеется в виду производство, связанное с использованием промышленного оборудования, станков и прочих механизмов.
Поэтому предприниматель может, например, шить дома одежду, вязать или заниматься дистанционной торговлей, а также оказывать услуги: аудиторские, юридические, бухгалтерские, посреднические.

Сразу напомним, что и при УСНО, и при расчете НДФЛ в уменьшение доходов принимаются только расходы: оплаченные, направленные на получение дохода, документально подтвержденные (Пункт 1 ст. 221, п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
А теперь рассмотрим порядок учета наиболее распространенных расходов.

Коммунальные платежи

Если у вас есть офис, то и при применении упрощенки, и при расчете НДФЛ коммунальные платежи по нему можно учесть как материальные расходы (Пункт 1 ст. 221, пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Используя свою квартиру для работы, разделить расходы на оплату коммунальных платежей на личные и предпринимательские не представляется возможным. Ведь их величина не зависит от того, занимается ли человек предпринимательской деятельностью. А доказать связь величины переменных расходов, например, на воду или электричество с такой деятельностью невозможно.
К тому же контролирующие органы считают, что коммунальные платежи отнести на расходы нельзя, так как оплата коммунальных услуг - это обязанность собственника и она не зависит от целей использования помещения и даже от самого факта использования квартиры (Письмо УФНС России по г. Москве от 21.06.2006 N 18-12/3/53855@).
Так что квартирную коммуналку учесть в расходах при УСНО или общем режиме налогообложения не удастся.

Услуги связи: телефон, Интернет

Расходы на офисные услуги связи (стационарный телефон, Интернет) уменьшают полученные доходы при расчете как налога по УСНО, так и НДФЛ (Подпункт 18 п. 1 ст. 346.16, п. 1 ст. 221, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 14 п. 47 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей). Но у предпринимателя, работающего на дому, опять-таки свои особенности учета.
Со стационарным телефоном в квартире ситуация следующая.
Абонентскую плату за стационарный телефонный номер (плату за пользование линией), не зависящую от длительности и количества звонков, скорее всего, учесть в расходах не получится. Ведь доказать, что она связана исключительно с предпринимательской деятельностью, трудно. Можно, конечно, попытаться учесть ее в расходах, основываясь на том, что без ее уплаты пользоваться телефоном в предпринимательских целях было бы невозможно. Но это, скорее всего, приведет к спорам с налоговиками.
Расходы на местные, междугородные и международные звонки, стоимость которых оплачивается поминутно и зависит от длительности звонка, учесть можно. Для этого вам понадобятся счет телефонной станции и выписка из лицевого счета абонента, содержащая сведения о телефонных номерах и времени ведения переговоров. Сопоставив номера телефонов контрагентов с теми, которые указаны в счете, можно будет доказать, что звонки были сделаны в деловых целях, и учесть их стоимость в расходах как услуги связи (Постановление ФАС ЦО от 14.10.2009 по делу N А35-4026/08-С21).
Затраты на Интернет можно учесть в расходах как упрощенцам (Подпункт 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 32 ст. 2 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи"), так и предпринимателям, уплачивающим НДФЛ (Пункт 1 ст. 221, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 14 п. 47 Порядка). Основными подтверждающими документами являются договор с интернет-провайдером и счета на оплату.
Но если Интернет был подключен до начала вашей предпринимательской деятельности, то налоговики могут придраться к таким затратам. Поэтому советуем переоформить договор и заключить его от имени предпринимателя, а не от имени просто физического лица. Тогда будет легче доказать налоговикам, что Интернет вы подключили не для личного пользования.

Оргтехника

В работе может понадобиться все что угодно: компьютер, факс, принтер, ксерокс, сканер. Возможно, что некоторые из предметов оргтехники у вас уже есть. Однако если вы используете для работы, например, компьютер, который купили еще до того, как стали предпринимателем, то затраты на его приобретение вряд ли удастся принять в уменьшение налоговой базы. Дата, указанная в свидетельстве о регистрации, говорит о начале предпринимательской деятельности, а все расходы, понесенные до этого, не имеют ничего общего с вашим бизнесом (Письма Минфина России от 04.07.2007 N 03-11-02/210, от 04.04.2007 N 03-11-05/64). Однако, когда дело касается крупных затрат и вы готовы на спор с налоговиками, у вас есть шанс отстоять свою позицию в суде.

Если вы приобрели технику уже после регистрации в качестве предпринимателя, расходы на ее приобретение можно учесть следующим образом:
(если) приобретенная техника стоит менее 40 000 руб., то учтите ее стоимость как материальные расходы (и при УСНО, и при уплате НДФЛ) в полной сумме после ввода в эксплуатацию (Подпункт 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ);
(если) приобретенная техника стоит более 40 000 руб. и служит более 12 месяцев, то она относится к амортизируемому имуществу (Пункт 1 ст. 256, пп. 1 п. 1, п. 4 ст. 346.16 НК РФ). Предприниматель на УСНО учитывает ее стоимость после оплаты и ввода в эксплуатацию (Подпункт 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ) равномерно в течение года и признает расход на последнее число каждого квартала (Абзац 8 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При расчете НДФЛ стоимость техники учитывается в расходах через амортизацию. Она начисляется линейным методом (Пункт 40 Порядка) начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию (Пункт 41 Порядка). Например, компьютер относится ко второй группе амортизируемого имущества (Пункт 33 Порядка; Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы). А это значит, что срок, в течение которого его стоимость списывается на расходы, вы вправе установить в пределах от 2 до 3 лет включительно (Пункт 35 Порядка).

Расходы на обслуживание оргтехники (приобретение картриджей для принтера, бумаги для факса) можно учесть как материальные и на упрощенке (Подпункт 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), и при расчете НДФЛ (Подпункт 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). На это прямо указал Минфин (Письмо Минфина России от 08.02.2007 N 03-11-04/2/26).
Претензии у проверяющих могут возникнуть, если вы используете в работе технику, которую купили до того, как стали предпринимателем, ведь вы не учитывали расходы на ее приобретение. Получается, что у вас как у предпринимателя оргтехника отсутствует, а расходы на ее обслуживание есть. У налоговиков могут возникнуть сомнения относительно связи таких расходов с предпринимательской деятельностью. Но вряд ли им удастся обосновать свои претензии, поскольку независимо от того, является ли имущество предпринимательским, расходные материалы необходимы вам для ведения бизнеса.

Права на использование программ и их обслуживание

Аналогичные претензии проверяющих касательно расходов на приобретение различных программ для домашней оргтехники также необоснованны. Учесть их можно на законных основаниях.
Как при УСНО (Подпункт 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), так и при расчете НДФЛ (Пункт 1 ст. 221, пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 15 п. 47 Порядка) можно учесть расходы на покупку и обновление таких программ и баз данных, как, например:
- программное обеспечение для компьютера (операционная система, офисные программы, антивирусные программы и пр.);
- программа "Клиент - банк" и учетно-бухгалтерские программы;
- программа для сдачи отчетности через Интернет;
- справочная правовая система КонсультантПлюс;
- какие-либо специализированные программы, к примеру предназначенные для ведения базы по клиентам.
При этом программа может быть приобретена по "оберточной" лицензии (условия договора изложены в приобретаемом экземпляре программы или на его упаковке) (Подпункт 19 п. 1 ст. 346.16; пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Плату за пользование системой "Клиент - банк" учитываем как расходы на услуги, оказываемые кредитными организациями (Подпункт 9 п. 1 ст. 346.16, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). А плату за услуги по сдаче отчетности через Интернет - как расходы на услуги связи (Подпункт 18 п. 1 ст. 346.16, п. 1 ст. 221, пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ; пп. 14 п. 47 Порядка).

* * *

Специфические расходы, которые связаны с использованием собственного жилья (плата за коммунальные платежи, электроэнергию, телефон), учесть сложно. В остальном при работе на дому - все как обычно. Но нужно иметь в виду, что налоговики при проверке расходов всегда обращают внимание на их связь с предпринимательской деятельностью. И при проверке предпринимателя, использующего свою квартиру под офис, у них наверняка возникнут сомнения по поводу того, какие расходы действительно связаны с бизнесом, а какие с личными нуждами. Поэтому нужно сделать так, чтобы из договоров и первичных документов четко следовало, какие услуги оказаны (товары приобретены, работы выполнены) и, главное, для каких целей.

Налоги индивидуального предпринимателя, УСН