НДФЛ - 2011: изменения для работодателей в порядке исчисления и учета НДФЛ

Установлен новый порядок представления справок N 2-НДФЛ

С 2011 г. Налоговый кодекс обязывает ФНС России утверждать не только сами формы и форматы сведений (справок) о доходах физлиц и суммах начисленного, удержанного и перечисленного за истекший год НДФЛ (далее - справки N 2-НДФЛ), но и порядок их представления (Пункт 2 ст. 230 НК РФ). Проект такого порядка налоговики уже разработали и разместили на своем сайте.

Что в связи с этим нас ожидает?

(!) При наличии у вас обособленных подразделений справки N 2-НДФЛ по работникам этих ОП нужно будет представлять в ИФНС по месту учета ОП, а не головной организации. Это логично, поскольку НДФЛ с зарплаты работников ОП перечисляется в бюджет по месту нахождения этих ОП (Пункт 7 ст. 226 НК РФ).

(+) Справки N 2-НДФЛ в электронном виде могут быть представлены не только на дискетах (Раздел 5.1 Приложения к форме N 2-НДФЛ), но и на CD и флэшках.

(!) При сдаче справок N 2-НДФЛ на электронных носителях или через Интернет один файл должен содержать не более 3000 справок. При необходимости формируется несколько файлов.

(!) Если численность физических лиц, получивших от вашей компании доходы в прошедшем году, менее 10 человек, то вы можете сдать справки N 2-НДФЛ на бумаге. Это важно, поскольку из НК РФ это правило убрали.

(+) В сопроводительном реестре сведений о доходах физических лиц (далее - Реестр) теперь не указывается дата его составления, а также суммы доходов и налога по каждой справке N 2-НДФЛ (Раздел 6.1.1 Приложения к форме N 2-НДФЛ). Зато Реестр стал содержать новые показатели: код ОКАТО вашей компании и даты рождения каждого физлица.

(+) Определены сроки получения ответа из ИФНС при отправке справок через Интернет:

- в течение следующего рабочего дня со дня отправки справок N 2-НДФЛ налоговики должны выслать вам извещение о получении электронного документа, а оператор - подтверждение даты отправки;

- в течение 10 рабочих дней с момента отправки справок N 2-НДФЛ налоговики обязаны направить вам экземпляр Реестра и протокол приема в электронном виде.

Имейте в виду, что все вышеперечисленные правила будут работать уже при представлении справок N 2-НДФЛ за 2010 г.

Карточку по НДФЛ нужно разрабатывать самим

Теперь вести учет выплаченных физическим лицам доходов, предоставленных им вычетов, сумм исчисленного и удержанного НДФЛ надо по форме, разработанной самостоятельно. При этом не нужно забывать, что в этой форме должны присутствовать обязательные реквизиты, указанные в НК РФ (Пункт 1 ст. 230 НК РФ). Мы не будем сейчас на этом останавливаться, поскольку подробно уже рассказывали об этом.

Конкретизирован порядок возврата излишне удержанного налога

(!) Теперь появилась обязанность сообщать физлицу о факте излишнего удержания НДФЛ в течение 10 рабочих дней со дня, когда вы это обнаружили (Пункт 6 ст. 6.1, п. 1 ст. 231 НК РФ). Правда, при этом не прописано, как зафиксировать факт обнаружения излишнего удержания налога, чтобы определить этот 10-дневный срок.

(+) Вернуть излишне удержанную сумму НДФЛ вы можете только в безналичной форме на банковский счет физлица, указанный им в его письменном заявлении на возврат (Пункт 1 ст. 231 НК РФ).

(!) Появился срок для возврата НДФЛ, излишне удержанного вами из доходов физлица:

(если) суммы НДФЛ, удерживаемого вами с доходов всех физлиц за 3 месяца, следующих за днем получения письменного заявления налогоплательщика, достаточно для возврата налога, то вы возвращаете налог сами. Этот возврат вы делаете за счет предстоящих платежей как по этому налогоплательщику, так и по другим плательщикам НДФЛ. Но если вы не сможете вернуть налог в течение 3 месяцев, то вам придется уплатить физлицу еще и проценты за каждый календарный день просрочки по ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в эти дни просрочки;

(если) суммы НДФЛ, удерживаемого вами с доходов всех физлиц за 3 месяца, следующих за днем получения письменного заявления налогоплательщика, недостаточно для возврата налога, то вы просите деньги из бюджета. Для этого в течение 10 рабочих дней со дня получения письменного заявления физлица вы подаете в свою ИФНС:

- копию заявления этого физлица на возврат излишне удержанного и перечисленного НДФЛ;

- выписку из карточки по учету НДФЛ за период, в котором излишне удержан налог (можно просто распечатать лишний экземпляр карточки);

- копии документов, подтверждающих излишнее удержание налога (например, заявление физлица на предоставление ему имущественного вычета и уведомление налогового органа о подтверждении права на вычет);

- копии платежек на перечисление в бюджет НДФЛ за периоды, когда он удерживался у физлица излишне.

Внимание! Если вы не уверены, что сможете вернуть физлицу излишне удержанный налог в течение 3 месяцев, лучше сразу попросить денег из бюджета.

Кроме того, при любом варианте вы можете вернуть физлицу причитающуюся ему сумму за счет собственных средств, не дожидаясь окончания 3-месячного срока (при первом варианте) или не дожидаясь возврата вам денег из бюджета (при втором варианте) (Статья 78 НК РФ).

При предоставлении имущественного вычета возвращать НДФЛ нужно только с даты получения уведомления

(!) Если работник представил вам заявление о получении имущественного вычета и уведомление налоговиков о подтверждении права на него, а вы после этого удержали НДФЛ без учета вычета, то излишне удержанный налог надо вернуть (Пункт 4 ст. 220 НК РФ). При этом возврат должен быть сделан в порядке, который мы рассмотрели выше (Пункт 1 ст. 231 НК РФ).

(?) Но вот однозначного ответа на вопрос, может ли работодатель вернуть работнику НДФЛ, удержанный с начала года, если все названные документы он получил в середине года, в НК РФ так и не появилось. Поэтому безопаснее не возвращать НДФЛ, удержанный с начала года до получения вами уведомления от работника. Работник сможет получить налог, как и раньше, подав по итогам года декларацию по форме N 3-НДФЛ.

Ведь контролирующие органы по-прежнему считают, что излишне удержанными являются только суммы НДФЛ, которые работодатель удержал после представления работником подтверждающего имущественный вычет уведомления (Письма Минфина России от 06.08.2010 N 03-04-06/6-172, от 11.05.2010 N 03-04-06/9-94). Да и в п. 4 ст. 220 НК РФ (в новой редакции) излишне удержанным назван только НДФЛ, который удержан у работника после представления им заявления на вычет.

Если нерезидент стал резидентом, налог ему вернут налоговики

(+) Как известно, если ваш работник-нерезидент пробудет в РФ не менее 183 дней в течение 12 следующих подряд месяцев, то он станет резидентом (Пункт 2 ст. 207 НК РФ). И тогда уже удержанный с его доходов с начала года налог по ставке 30% (Пункт 3 ст. 224 НК РФ):

- должен быть пересчитан по ставке 13%;

- возвращен работнику по его письменному заявлению.

Предупреди работника-нерезидента

Когда работник станет резидентом, он должен будет сам обратиться в налоговую инспекцию по месту своего жительства или пребывания за возвратом НДФЛ.

Начиная с 2011 г. такой возврат делает не работодатель, а налоговый орган по месту жительства или пребывания работника (Пункт 1.1 ст. 231 НК РФ). Причем только по окончании календарного года, когда работник представит в ИФНС следующие документы (Пункт 6 ст. 78, ст. 216, п. 1.1 ст. 231 НК РФ):

- декларацию за год по форме N 3-НДФЛ;

- документы, подтверждающие статус налогового резидента. Например, копию паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (Письма Минфина России от 07.10.2008 N 03-04-06-01/292, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/31);

- заявление на возврат налога (Пункт 6 ст. 78 НК РФ). Оно может быть подано одновременно с декларацией, и тогда срок для возврата излишне уплаченного налога будет исчисляться с наиболее ранней из дат (Пункт 2 ст. 88 НК РФ):

(или) со дня завершения камеральной проверки этой декларации;

(или) со дня окончания 3 месяцев со дня представления этой декларации в налоговый орган.

Таким образом, ваша задача в такой ситуации:

- с момента изменения статуса нерезидента на статус резидента начать удерживать с доходов работника налог по ставке 13%;

- по итогам года представить в ИФНС справку о доходах этого физлица, в которой отразить выплаченный доход, налог, исчисленный за весь год по ставке 13%, и излишне удержанную с работника сумму НДФЛ.

* * *

Итак, значительная часть изменений касается возврата излишне удержанного НДФЛ. При этом налоговики взяли на себя лишь возврат налога при изменении статуса работника. А вот во всех остальных случаях возвращать НДФЛ надо по-прежнему вам самим.

НДФЛ