Формы регистров налогового учета агентов по НДФЛ

Наша организация производит выплаты физическим лицам - работникам организации и, соответственно, является налоговым агентом по НДФЛ. Согласно требованиям ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, которая установлена Минфином. Какую форму необходимо использовать в 2010 г.? Можно ли продолжать использовать форму 1-НДФЛ в 2011 г.?

Действительно, п. 1 ст. 230 НК РФ предусмотрена обязанность налоговых агентов вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде. При этом нормы этой же статьи указывают, что учет должен вестись по форме, которая утверждена Минфином.
Также не следует забывать о нормах пп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ, устанавливающего общие требования о ведении учета доходов налоговыми агентами: налоговые агенты обязаны вести учет начисленных и выплаченных налогоплательщикам доходов, в том числе по каждому налогоплательщику.

Что касается формы ведения такого учета налоговыми агентами по налогу на доходы физических лиц, Минфин до сих пор ее не утвердил.
Форма карточки 1-НДФЛ была утверждена Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год".
Однако Минфин в своих разъяснениях указывает, что налоговые агенты могут вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, в том числе с использованием данной формы: учитывая нормы ст. 230 НК РФ, а также положения ст. 78 Федерального закона от 29.06.2004 N 58-ФЗ "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию государственного управления", налоговые агенты для учета доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, могут использовать самостоятельно разработанную форму или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год", утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.
Данная позиция главного финансового ведомства представлена в Письме от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6 "О порядке учета доходов и налога на доходы физических лиц".
Эти правила и разъяснения действительны до 01.01.2011.

С 01.01.2011 ст. 230 НК РФ изложена в новой редакции. Данные изменения внесены Федеральным законом N 229-ФЗ. Новая редакция этой нормы выглядит следующим образом: налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.
Какие выводы должен сделать налоговый агент, ознакомившись с этими положениями?
Во-первых, новая редакция прямо предписывает налоговому агенту вести не только учет доходов, как это было раньше, а еще не упускать из виду налоговые вычеты, суммы исчисленных и удержанных налогов.
Во-вторых, обязанность по разработке форм налоговых регистров, в которых будут отражаться необходимые показатели, возложена не на Минфин, как ранее, а на налогового агента. Соответственно, налоговым агентам необходимо будет разработать данную форму и утвердить ее организационно-распорядительными документами по организации.
В-третьих, впервые налоговое законодательство устанавливает перечень реквизитов, которые обязательно должен содержать этот налоговый регистр. К таким реквизитам относятся:
- сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика. Налоговый кодекс не раскрывает данное понятие, но можно сказать, что к таким сведениям относятся фамилия, имя, отчество налогоплательщика, его ИНН и, возможно, адрес регистрации;
- вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. Минфин освободили от обязанности утверждать форму карточки учета доходов физических лиц, однако ФНС обязали утверждать коды доходов и вычетов, которыми налоговые агенты будут пользоваться, заполняя разработанные ими регистры налогового учета доходов, выплачиваемых физическим лицам. Данная обязанность для налоговиков не нова, они уже на протяжении нескольких лет разрабатывают и утверждают различные коды, которые используются при заполнении формы 1-НДФЛ. Так, в 2010 г. налоговые агенты руководствовались Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц" (вместе с Рекомендациями по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год"), который действует в редакции Приказа ФНС России от 22.12.2009 N ММ-7-3/708@;
- суммы дохода и даты их выплаты. Суммы дохода, выплачиваемого физическому лицу, налоговые агенты указывали и в карточке 1-НДФЛ, а вот указание даты выплаты данных доходов является новой обязанностью и, несомненно, увеличивает нагрузку на бухгалтера и ставит дополнительные задачи перед разработчиками бухгалтерских программ. Дата получения дохода определяется с учетом норм ст. 223 НК РФ;
- статус налогоплательщика;
- даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа. Еще один момент, устанавливающий дополнительные обязанности для налоговых агентов. Напомним лишь, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Регистры налогового учета, НДФЛ