Зарплата начислена, но не выплачена: как заполнить справку 2-НДФЛ

Не так давно (до 01.04.2011 включительно) все работодатели должны были сдать в свою налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ о выплаченных работникам за 2010 г. доходах.
Как быть в ситуации, когда из-за финансовых трудностей организация на момент представления справок еще не выплатила работникам зарплату за ноябрь и декабрь 2010 г.? Надо ли было показывать эту зарплату в справках 2-НДФЛ за 2010 г.? Или же этот доход надо будет показать в справках 2-НДФЛ за 2011 г., когда долг по зарплате будет погашен?

Зарплата считается полученной в момент начисления

Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (Пункт 2 ст. 223 НК РФ). И неважно, выплатил ее работодатель или нет.

В справке 2-НДФЛ доход в виде зарплаты отражается в разд. 3 в разбивке по месяцам, в которых она начислена. А это значит, что вы в справке 2-НДФЛ за 2010 г. по каждому работнику должны показать начисленную за ноябрь и декабрь зарплату (Раздел II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ).

НДФЛ удерживается только при выплате зарплаты

В п. 5.1 разд. 5 справки указывается общая сумма дохода, полученная работником за год и отраженная в разд. 3 справки. А в п. 5.2 - сумма дохода, облагаемая НДФЛ. Это разница между полученными доходами (п. 5.1) и предоставленными вычетами (указанными в графах "Сумма вычета" в разд. 3 и 4). Так что начисленную, но не выплаченную зарплату за ноябрь и декабрь надо было отразить в числе других доходов в п. п. 5.1 и 5.2 справки.
В п. 5.3 справки указывается сумма НДФЛ, исчисленная с налогооблагаемого дохода, то есть в том числе и с начисленной, но не выплаченной зарплаты (Пункт 3 ст. 226 НК РФ).

Предупреждаем работника
Если декларация 3-НДФЛ с целью получения вычетов в ИФНС уже сдана и к ней приложена первоначально полученная справка 2-НДФЛ, то после получения уточненной справки в ИФНС нужно подать уточненную декларацию 3-НДФЛ.

Теперь про отражение суммы удержанного налога в п. 5.4 справки. Из гл. 23 НК РФ следует, что удерживать НДФЛ нужно при выплате дохода работнику (Пункт 4 ст. 226 НК РФ). Если же зарплата не выплачена, то и налог с нее не удержан. Поэтому в п. п. 5.3 и 5.4 справки будут фигурировать разные суммы, поскольку исчисленный налог больше, чем удержанный. Кроме того, сумму неудержанного НДФЛ за ноябрь и декабрь нужно отразить в п. 5.7 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справки. В Минфине нам подтвердили, что такой порядок заполнения справок правильный, а также сказали, как надо действовать в дальнейшем.

Из авторитетных источников
Стельмах Николай Николаевич, заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России
"Поскольку налог не был удержан, показатель п. 5.3 "Сумма налога исчисленная" справки 2-НДФЛ не будет совпадать с показателем п. 5.4 "Сумма налога удержанная". В таком виде организация обязана представить справки в налоговый орган не позднее 1 апреля 2011 г. После того как зарплата будет выплачена в 2011 г., организация обязана будет удержать налог и представить в налоговый орган (с тем же номером, с которым сдавались первоначальные справки) справки 2-НДФЛ за 2010 г. по тем работникам, сведения по которым скорректированы.
Соответственно, в таких справках 2-НДФЛ показатель по п. 5.3 "Сумма налога исчисленная" будет совпадать с показателем п. 5.4 "Сумма налога удержанная".

Кстати, ФНС тоже допускает представление уточненной справки, но в ситуации, когда работнику пересчитали НДФЛ за предшествующие годы в связи с уточнением его налоговых обязательств (Письмо ФНС России от 24.02.2011 N КЕ-4-3/2975).
Имейте в виду, что если работники просили у вас справки 2-НДФЛ за 2010 г., то им нужно будет выдать еще и уточненные справки (Пункт 3 ст. 230 НК РФ).

* * *

Таким образом, в справках 2-НДФЛ за 2011 г. выплаченная за 2010 г. зарплата в разд. 3 как доход не отражается и НДФЛ, удержанный с этой зарплаты, в разд. 5 также не показывается. Все это должно быть отражено в уточненной справке за 2010 г. А на будущее имейте в виду, что если на момент подачи справок долг по зарплате прошлого года вы погасили и НДФЛ с нее удержали, то п. п. 5.3 и 5.4 справок должны совпадать.

НДФЛ, Налоговая отчетность