Налогообложение командировочных расходов

Рассмотрим ряд вопросов налогообложения командировочных расходов при: возмещении расходов на проезд, возмещении расходов по найму жилья, возмещении командировочных расходов иностранным гражданам - высококвалифицированным специалистам, а так же учет в расходах для целей налогообложения прибыли невозвращенного аванса за командировку.

Возмещение расходов на проезд

Вопрос: В каких случаях возникает обязанность по удержанию НДФЛ со стоимости билетов?

Служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). Данная норма также закреплена в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) (далее - Положение).

Решение о командировании работника и сроки командировки оформляются распоряжением работодателя и командировочным удостоверением (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).
В Письме Минфина России от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234 была рассмотрена ситуация, которая довольно часто возникает на практике: работники организации выезжают в место командирования раньше даты начала командировки, указанной в распоряжении и командировочном удостоверении, либо остаются в месте командирования дольше, чем указано в распоряжении (командировочном удостоверении) работодателя. При этом работник может задержаться в месте командирования как на выходные и праздничные дни (в том числе на январские и майские праздники), так и в связи с отпуском, отгулом.

Является ли экономической выгодой работника, подлежащей обложению НДФЛ, компенсация расходов по проезду в случаях, когда даты начала и (или) окончания командировки в распоряжении (командировочном удостоверении) не совпадают с датой проезда к месту командирования и (или) обратно? В случае если экономическая выгода, подлежащая обложению НДФЛ, возникает у работника при задержке (раннем приезде) в месте командирования, имеет ли значение вид нерабочего времени, на которое работник задержался (приехал раньше) в месте командирования (на период выходных, праздничных дней либо неоплачиваемого отгула, ежегодного оплачиваемого отпуска, а также в течение иных аналогичных периодов)?

Обратимся к положениям налогового законодательства. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ всех видов установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 12 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В соответствии со ст. ст. 106 и 107 ТК РФ выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.

Если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.

Такие же разъяснения Минфина мы видим и в более раннем Письме от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221.

Вопрос: Освобождаются ли от обложения НДФЛ суммы возмещения работодателем расходов работников по проезду на такси во время нахождения в служебных командировках?

Такой вопрос в очередной раз был рассмотрен Минфином в Письме от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180.

Чиновники уточнили, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Исходя из вышеизложенного суммы оплаты организацией проезда работников на такси при направлении их в командировку, а также возмещение организацией стоимости использования такси для различных поездок работников во время нахождения в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, оформленные надлежащим образом и позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях.

Ранее разъяснения финансистов по вопросу обложения НДФЛ компенсаций расходов на такси командированным работникам были приведены в Письмах от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549, от 28.09.2011 N 03-04-06/6-241, УФНС по г. Москве от 24.12.2009 N 20-20/3/3535.

Вопрос: Каков порядок учета расходов на проезд работника, в том числе на легковом такси, к месту командировки и обратно к месту постоянной работы при исчислении налога, уплачиваемого в связи с применением УСНО?

В Письме от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80 специалисты финансового ведомства отметили, что в соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик, применяющий УСНО с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, уменьшает полученные доходы на расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, поименованные в п. 1 данной статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Расходы, предусмотренные пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются в порядке, установленном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ. На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

В связи с этим согласно пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ "упрощенец" вправе учесть в целях налогообложения осуществленные им обоснованные и документально подтвержденные расходы на проезд работника, с которым его связывают трудовые отношения, к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При этом расходы налогоплательщика по возмещению аналогичных расходов его контрагента, оказывающего данному налогоплательщику услуги, могут быть учтены в целях налогообложения на основании положений пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ как материальные расходы в виде оплаты услуг производственного характера, оказываемых сторонними организациями.

Что касается расходов на оплату услуг легкового такси, расходы налогоплательщика на проезд работника на легковом такси к месту командировки и обратно к месту постоянной работы учитываются при налогообложении при условии их оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством.

Так, Приложениями 4, 5 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) (далее - Правила) установлены обязательные реквизиты заказа-наряда на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа и квитанции на оплату пользования легковым такси. В частности, согласно Приложению 5 к Правилам в квитанции на оплату пользования легковым такси должны содержаться следующие обязательные реквизиты:

наименование, серия и номер квитанции;
наименование фрахтовщика;
дата выдачи квитанции;
стоимость пользования легковым такси;
фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Вопрос: Какие документы для целей исчисления налога на прибыль работник должен представить организации для подтверждения обоснованности расходов на оплату услуг такси?

Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

Поскольку налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Таким образом, расходы на проезд работника на такси до вокзала (аэропорта) и от вокзала (аэропорта) учитываются при формировании налоговой базы по налогу на прибыль организаций при условии их экономической обоснованности и оформления документами, соответствующими требованиям, установленным действующим законодательством. Такие разъяснения приведены в Письме Минфина России от 11.07.2012 N 03-03-07/33.

Согласно п. п. 1 и 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Напомним, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеназванного Закона.

Кроме того, как было указано выше, обязательные реквизиты, которые должна содержать квитанция на оплату пользования легковым такси, приведены в Приложении 5 к Правилам.

Возмещение расходов по найму жилья

Вопрос: Организация в Положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представления авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах установила предельный размер расходов по найму жилых помещений. При этом согласно данному Положению по письменному заявлению работника с указанием причин перерасхода руководитель может возместить расходы по найму жилого помещения в фактическом размере при наличии подтверждающих документов. Учитывается ли в доходах работника сумма возмещения расходов по найму жилья сверх установленного размера в данной ситуации?

В Письме от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204 Минфин уточнил: абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. Таким образом, при наличии письменного заявления работника с указанием причин перерасхода и решения работодателя о возмещении работнику расходов по найму жилого помещения во время нахождения в командировке в размерах, превышающих определенные в локальном нормативном акте, от обложения налогом на доходы физических лиц освобождаются суммы фактически возмещенных организацией документально подтвержденных расходов работника по найму жилого помещения в месте командирования.

К сведению. Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на наем жилого помещения. Таким образом, расходы по найму жилого помещения при представлении соответствующих документов принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере фактических расходов.

Вопрос: Правомерно ли учитывать для целей исчисления налога на прибыль расходы на аренду квартир у физических лиц для проживания в них командированных сотрудников организации?

В Письме УФНС по г. Москве от 24.05.2012 N 16-15/045924@ чиновники ведомства указали, что затраты на аренду квартир, предназначенных для проживания в них командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в них данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и пр.), могут относиться к расходам, признаваемым для целей налогообложения прибыли. В обоснование своей позиции налоговики сослались на Письма Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112, от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533 и от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178.

Возмещение командировочных расходов иностранным гражданам - высококвалифицированным специалистам

Вопрос: Имеет ли организация право удерживать НДФЛ по ставке 13% с суммы сверхнормативных командировочных расходов (суточные и др.), выплачиваемых иностранным гражданам - высококвалифицированным специалистам, не являющимся налоговыми резидентами РФ?

С оплаты расходов на командировку организация вправе удерживать НДФЛ по ставке 13%. Об этом было сказано в Письме Минфина России от 13.06.2012 N 03-04-06/6-168. Напомним, что в силу п. 3 ст. 224 НК РФ ставка НДФЛ установлена в размере 30% в отношении всех доходов, получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ, за исключением доходов, получаемых, в частности, от осуществления трудовой деятельности в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации", в отношении которых налоговая ставка устанавливается в размере 13%. Таким образом, налогообложению по ставке 13% подлежат не любые доходы, получаемые физическим лицом - высококвалифицированным специалистом, а доходы от осуществления трудовой деятельности в РФ, включая премию за выполнение трудовых обязанностей и оплату расходов на командировки. При этом другие доходы, в частности в виде сумм оплаты организацией проживания и питания сотрудников, материальной помощи, подарков и др., подлежат обложению НДФЛ по ставке в размере 30%.

Учитываем в расходах для целей налогообложения прибыли невозвращенный аванс за командировку

Дебиторская задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной по истечении срока исковой давности. При этом указано, что в соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года. В частности, такие разъяснения Минфина приведены в Письме от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610.

Вопрос: Вправе ли организация после истечения срока исковой давности, установленного Гражданским кодексом, учесть задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку), в расходах при исчислении налога на прибыль?

Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 НК РФ установлено, что в целях применения гл. 25 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случаях, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, - суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

Налоговым кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:

истечение установленного срока исковой давности;
невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;
невозможность исполнения на основании акта государственного органа;
ликвидация организации-должника.

Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований.

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года. По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.

В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.

Следовательно, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций (Письмо Минфина России от 08.08.2012 N 03-03-07/37).

Октябрь 2012 г.

Расходы