Работник организации использует личный автомобиль в служебных целях

Существуют два варианта оформления отношений между персоналом, использующим в процессе работы свое личное имущество, и компанией. В этой статье мы рассмотрим один из них, в частности, когда компания компенсирует водителю, работающему на личной автомашине, его расходы. Основанием для такой компенсации является ст. 188 ТК, согласно которой работнику выплачивается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, а также возмещаются расходы, связанные с их обслуживанием. Размер такого возмещения определяется соглашением сторон в трудовом договоре. Обратите внимание на то, что ТК не ограничивает размер компенсации.

Документальное оформление

Для того чтобы иметь право выплачивать сотруднику компенсацию, нужно, прежде всего, позаботиться о правильном документальном оформлении данной операции.
Требования к бумагам и выплате компенсации работникам, зарабатывающим на жизнь с помощью личного транспорта, определены в Письме Минфина России от 21 июля 1992 г. N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1. Трудовой договор или дополнительное соглашение между сотрудником и работодателем. В соглашении должны быть отражены:
- вид используемого имущества и его характеристики (для автомобиля это его технические и регистрационные данные);
- документы о собственности, владении на основании доверенности и др.;
- размер компенсации;
- порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения и т.д.;
- срок использования имущества.
2. Приказ руководителя организации, в котором необходимо указать размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства.
3. Копия технического паспорта транспортного средства.
4. Документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
Выплата компенсации производится в тех случаях, когда работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, обосновывающим такую необходимость, может служить должностная инструкция.
Для подтверждения оправданности расходов организации на выплату компенсации за отчетный период в определенном размере необходимы соответствующие документы, в частности путевые листы, содержащие информацию о служебных поездках работника (Письма Минфина России от 15 сентября 2005 г. N 03-03-04/2/63, от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@).
Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в текущем месяце. При этом она не начисляется за время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, при невыходах его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.

Налогообложение компенсации

Однако компания хочет не только справедливо компенсировать сотруднику расходы, но и принять эту компенсацию для целей налогообложения прибыли. А здесь возникают некоторые трудности. В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК для целей налогообложения принимаются "расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации" (для организаций, применяющих упрощенную систему, действует такое же правило). Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 такие нормы утверждены и составляют:
а) для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно - 1200 руб.;
б) для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см включительно - 1500 руб.;
в) для мотоциклов - 600 руб.
Негусто, не правда ли? Интересна еще и такая статистика. Нормативы не менялись с 1 января 2002 г., при этом по состоянию на 22 июля 2002 г. средняя стоимость по Москве бензина марки АИ-95 составляла 10,97 руб/л, сегодня он стоит в 2,5 раза дороже (и это только бензин), но нормативы не меняются. Впрочем, это всего лишь небольшое лирическое отступление.
Компенсация за использование личного транспорта не облагается НДФЛ. Долгое время налоговые ведомства настаивали на том, что налог не платится только с компенсационных выплат в пределах установленных норм (Письма Минфина России от 26 марта 2007 г. N 03-04-06-01/84, от 1 июня 2007 г. N 03-04-06-01/171, от 24 декабря 2007 г. N 03-11-04/3/513, УФНС России по г. Москве от 21 января 2008 г. N 28-11/4115, от 28 августа 2007 г. N 28-17/1269). Однако по нашему мнению, это требование не соответствует нормам законодательства. В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 НК "Налог на доходы физических лиц" не содержит норм компенсации при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 Кодекса следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Главное, что при этом должны иметься документы на право собственности, а также расчет компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов, т.е. все, о чем мы говорили выше. Такую точку зрения высказывали суды в Постановлениях ВАС РФ от 30 января 2007 г. N 10627/06, ФАС ЗСО от 19 марта 2008 г. N Ф04-2044/2008(2440 А46-34), ФАС УО от 18 марта 2008 г. N Ф09-511/08-С2, ФАС ПО от 19 августа 2008 г. по делу N А06-6865/07, ФАС СЗО от 23 января 2006 г. N А26-6101//2005-210 и последнее Письмо Минфина России по этому поводу от 31 декабря 2010 г. N 03-04-06/6-327.
Можно считать решенным и вопрос о начислении на компенсации страховых взносов во внебюджетные фонды. Минздравсоцразвития России выпустило Письмо от 12 марта 2010 г. N 550-19, в котором разъяснило, что компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей не облагаются страховыми взносами, но при одном условии: использование автомобиля должно быть связано с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (разъездным характером работы, служебными целями). На сумму компенсации не надо начислять и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

Примечание. В Письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. N 550-19 сказано, что компенсации за использование личного автотранспорта для служебных целей не облагаются страховыми взносами.

Расходы