Как лучше подавать налоговую декларацию: на бумаге, магнитном носителе, электронно, телекоммуникационным каналам, по почте

На бумажном носителе

Налоговые декларации могут представляться на бумаге (бумажном носителе). При этом подать налоговую декларацию может как лично руководитель организации (предприниматель) или бухгалтер, так и уполномоченный представитель организации (предпринимателя). Кроме того, декларацию на бумажном носителе можно отправить по почте.
Согласно п. 1 ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя.

Законными представителями согласно ст. 27 НК РФ признаются:
- для налогоплательщика-организации - лица, уполномоченные представлять указанную организацию на основании закона или ее учредительных документов;
- для налогоплательщика - физического лица - лица, выступающие в качестве его представителей в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Для организаций законными представителями являются директор, генеральный директор, президент общества и др., управляющий или управляющая организация либо другое лицо согласно учредительным документам.
Уполномоченным представителем налогоплательщика в соответствии со ст. 29 Налогового кодекса РФ признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами, органами государственных внебюджетных фондов), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах. При этом уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации.
Следовательно, бухгалтер или другое лицо, представляющее в налоговый орган налоговую отчетность, обязаны предъявить доверенность, подтверждающую его полномочия для участия в налоговых правоотношениях. Так, в Письмах ФНС России от 15 февраля 2007 г. N 18-0-09/0070 и Минфина от 25 апреля 2008 г. N 03-02-08/9 указывается на необходимость обязательного наличия доверенности.
Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.
Спорным является вопрос о нотариальном удостоверении доверенности на представление интересов индивидуального предпринимателя. Так, в Письме от 10 августа 2009 г. N ШС-22-6/627@ ФНС России разъяснила, что на доверенности, которую выдает индивидуальный предприниматель, достаточно наличия его подписи и печати. Нотариальное удостоверение не требуется. Минфин в Письме от 7 августа 2009 г. N 03-02-08/66, наоборот, указал, что при представлении налоговой декларации представителем налогоплательщика - физического лица, в том числе в электронном виде, у представителя должна иметься нотариально заверенная доверенность, поскольку индивидуальный предприниматель является физическим лицом и к нему должно применяться правило абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ.
Датой подачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности законным или уполномоченным представителем организации считается дата фактического представления их в налоговый орган на бумажных носителях.
Если налоговая отчетность представляется по почте, то она должна иметь вид почтового отправления с описью вложения.
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения. На основании норм ст. 6.1 НК РФ действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24.00 последнего дня срока. Если документы либо денежные средства были сданы в организацию связи до 24.00 последнего дня срока, то срок не считается пропущенным.
Вопрос о том, будет ли декларация считаться сданной в срок, если она передана в почтовое отделение в последний день сдачи отчетности, а обработана почтовым отделением в последующий день, является спорным. В Письме МНС России от 13 мая 2004 г. N 03-1-08/1191/15@ указывается, что датой представления отчетности с описью вложения в целях применения ст. 80 НК РФ считается дата, указанная в штампе "Почта России".
Арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщика. Так, в Постановлении от 5 июля 2006 г. N Ф04-4150/2006(24268-А81-37) ФАС Западно-Сибирского округа применительно к определению даты представления по почте декларации по налогу на прибыль прямо указал, что в соответствии с нормами Федерального закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи" и Правилами оказания услуг почтовой связи для налогоплательщика датой отправки письма считается день сдачи этого почтового отправления оператору почтовой связи. За своевременность исполнения оператором почтовой связи своих обязанностей пользователи услуг почтовой связи ответственности не несут. Аналогичные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 28 августа 2006 г. N А19-5810/06-33-Ф02-4448/06-С1, ФАС Западно-Сибирского округа от 10 августа 2005 г. N Ф04-5028/2005(13671-А27-33) и ФАС Волго-Вятского округа от 15 июня 2005 г. N А28-25566/2004-1009/18.

В электронном виде

Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ отчетность в электронном виде обязаны представлять следующие налогоплательщики:
- если у налогоплательщиков среднесписочная численность работников за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
- вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность работников более 100 человек;
- крупнейшие налогоплательщики независимо от среднесписочной численности работников.
Согласно п. 4 ст. 31 НК РФ, внесенному Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 229-ФЗ, формы и форматы документов, представляемых в электронном виде, а также порядок их заполнения разрабатываются и утверждаются ФНС России.
Приказом ФНС России от 29 марта 2007 г. N ММ-3-25/174@ утверждена форма "Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год". Рекомендации по порядку заполнения формы "Сведения о среднесписочной численности за предшествующий календарный год" даны в Письме ФНС России от 26 апреля 2007 г. N ЧД-6-25/353@.
По мнению Минфина России (Письмо от 20 ноября 2008 г. N 03-02-08/24), все налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган в установленный срок сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, в том числе и индивидуальные предприниматели, не привлекающие наемных работников.
Таким образом, обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде закреплена только в отношении отдельных категорий налогоплательщиков.
Если налогоплательщик представил налоговую декларацию по неустановленной форме (формату), то налоговый орган вправе отказать в приеме такой декларации.
Соответственно, если налогоплательщик представил налоговую декларацию на бумажном носителе, а должен был представить ее в электронном виде, налоговый орган может отказать в приеме налоговой декларации и привлечь к ответственности согласно п. 1 ст. 119 НК РФ.
Позиция Президиума ВАС РФ по применению п. 1 ст. 119 НК РФ сводится к тому, что нарушение порядка и формы представления налоговой декларации, то есть представление ее не в электронном виде, как того требует п. 3 ст. 80 НК РФ, а на бумажном носителе, не образует состава правонарушения, указанного в названной статье.
Так, в Постановлении от 3 февраля 2009 г. N 11482/08 Президиум ВАС РФ указал, что п. 1 ст. 119 НК РФ предусмотрена ответственность за определенный состав правонарушения - непредставление налоговой декларации в установленный законодательством о налогах и сборах срок. При этом нарушение порядка и формы представления налоговой декларации не образует состава правонарушения, указанного в ст. 119 НК РФ.
Подобный вывод был сделан и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 17.02.2009 N 11500/08.

Сдача отчетности на магнитном носителе

На практике многие бухгалтеры понимают под электронным видом магнитный носитель (дискету, диск или флэш-карту). Однако Минфин России в Письме от 10 марта 2009 г. N 03-02-07/1-119 разъяснил, что обязанность представления налоговых деклараций (расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде исполняется передачей соответствующих данных по телекоммуникационным каналам связи.
Формат представления налоговой отчетности утверждается ФНС России. В настоящее время действует Порядок представления отчетности в электронном виде, утвержденный Приказом МНС России от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 (далее - Порядок N БГ-3-32/169). В этой связи также интересен Приказ ФНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ "Об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (в ред. Приказа ФНС России от 4 марта 2010 г. N ММ-7-6/96@).
Согласно п. 5 разд. I Порядка N БГ-3-32/169 осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику.
Таким образом, под сдачей отчетности в электронном виде контролирующие органы понимают передачу данных только по телекоммуникационным каналам связи. Соответственно, представление отчетности на бумажном носителе, одновременно продублированной на магнитном носителе, для налогоплательщиков, обязанных представлять декларации и расчеты в электронном виде, может быть расценено налоговыми органами как непредставление отчетности в установленный срок, поскольку сдача отчетности на магнитном носителе для налоговых органов не является способом сдачи отчетности в электронном виде.
Между тем суды встают на сторону налогоплательщика, указывая, что передача декларации по телекоммуникационным каналам связи - это не единственный способ представления отчетности в электронном виде. Так, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 22 июля 2008 г. N А55-15020/07 при рассмотрении дела, когда среднесписочная численность работников налогоплательщика составила более 250 человек и налогоплательщик представил налоговую отчетность на дискете, судьи указали на п. 4 Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Там предусмотрено, что представление налоговой декларации в электронном виде осуществляется по инициативе налогоплательщика и при наличии у него и налогового органа совместимых технических средств и возможностей для ее приема и обработки в соответствии со стандартами, форматами и процедурами, утвержденными Министерством Российской Федерации по налогам и сборам. Кроме того, согласно Формату представления налоговых деклараций, бухгалтерской отчетности и иных документов, служащих для исчисления и уплаты налогов и сборов, в электронном виде (версия 3.00), утвержденному Приказом МНС России от 22 декабря 2003 г. N БГ-3-13/705@, данные налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде представляются в виде текстовых файлов в кодировке DOS, передающихся на магнитном носителе (дискете) или по каналам связи. Суд сделал вывод, что действующим законодательством о налогах и сборах установлена безусловная обязанность общества представлять налоговые декларации в электронном виде, но не установлен способ, посредством которого декларация в электронном виде может быть направлена в налоговый орган.
Подобные выводы можно встретить в Постановлениях ФАС Центрального округа от 5 ноября 2008 г. по делу N А54-221/2008-С18, ФАС Поволжского округа от 17 июля 2008 г. по делу N А55-17524/2007, ФАС Восточно-Сибирского округа от 16 октября 2007 г. N А58-2710/07-Ф02-7689/07.
Таким образом, передача отчетности через телекоммуникационные каналы связи - это способ представления отчетности, а электронный вид - это формат отчетности. НК РФ не предусмотрено, что декларация в электронном виде должна быть передана только по телекоммуникационным каналам связи. Следовательно, отчетность, представленная в налоговый орган на дискете или ином магнитном носителе (CD-диске, флэш-карте), также может считаться сданной в электронном виде.

Сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи

Порядок представления налоговых деклараций установлен Административным регламентом, утвержденным Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н. Кроме того, действуют Методические рекомендации об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом МНС России от 10 декабря 2002 г. N БГ-3-32/705@ (далее - Методические рекомендации N БГ-3-32/705@). Также действуют Методические рекомендации по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, утвержденные Приказом ФНС России от 2 ноября 2009 г. N ММ-7-6/534@ (далее - Методические рекомендации по организации электронного документооборота N ММ-7-6/534@).
Согласно п. 2 Порядка N БГ-3-32/169 участниками электронного документооборота являются налогоплательщик (его представитель), налоговый орган, специализированный оператор связи.
Таким образом, для сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи необходимо заключить договор со специализированным оператором связи.
Согласно разд. I Порядка N БГ-3-32/169 под специализированным оператором связи понимается организация, предоставляющая услуги по обмену открытой и конфиденциальной информацией между налоговыми органами и налогоплательщиками в рамках системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
К функциям специализированного оператора связи относятся:
- поддержание транспортной и криптографической системы;
- техническая поддержка пользователей;
- подтверждение срока представления отчетности.
Специализированный оператор должен отвечать всем требованиям, перечисленным в разд. 4 Методических рекомендаций N БГ-3-32/705@, а именно у него должны быть лицензии:
- Минсвязи России - на право предоставления услуг телематических служб;
- ФСБ России - на право предоставления услуг в области шифрования информации, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по распространению шифровальных средств;
- ФСБ России - на право осуществления деятельности по техническому обслуживанию шифровальных средств.
Либо у оператора связи должен быть договор (договоры) с организацией (организациями), имеющей соответствующие лицензии.
На основании п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки, зафиксированная оператором связи. Поэтому в случае нарушения работы телекоммуникационных средств в границах зоны ответственности налоговых органов датой представления отчетности будет признана дата отправки, указанная в подтверждении оператора. Следовательно, если специализированным оператором связи было зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах установленного срока, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации и к налоговой ответственности по ст. 119 НК РФ он привлекаться не может.
Судебная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 18 августа 2008 г. N А33-17605/07-03АП-922/08-Ф02-3840/08 суд указал, что в случае, если специализированным оператором связи зафиксировано подтверждение даты отправки налогоплательщиком налоговой декларации в пределах срока, установленного НК РФ, налогоплательщик считается своевременно исполнившим свою обязанность по представлению в налоговый орган налоговой декларации. При этом технические ошибки при передаче электронных файлов не влияют на факт исполнения налогоплательщиком указанной обязанности.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 января 2007 г. N Ф04-8676/2006(29773-А27-42) по делу N А27-10245/2006-6 суд пришел к выводу о том, что налогоплательщик неправомерно привлечен к ответственности по ст. 119 НК РФ, так как отсутствует его вина в совершении данного правонарушения. Это обстоятельство подтверждается сбоем связи в результате аварии, из-за чего налогоплательщик не смог своевременно представить декларацию в электронном виде.
Подобные выводы содержатся в Постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 27 января 2009 г. N А19-6809/08-50-Ф02-6810/08 и ФАС Московского округа от 19 октября 2009 г. N КА-А41/10773-09.
Таким образом, специализированный оператор связи не несет ответственности за непредставление налоговой декларации в срок. В данном случае налогоплательщику достаточно иметь подтверждение оператора связи о дате принятия декларации по телекоммуникационным каналам связи.
В то же время Минфин России в Письме от 3 июня 2009 г. N 03-02-07/2-97 обращает внимание на возможность возникновения ситуации, при которой дата отправки налоговой декларации налогоплательщиком и дата ее представления (дата фиксации ее отправки специализированным оператором связи) могут не совпадать по причине нахождения технических средств налогоплательщика и специализированного оператора связи в разных часовых поясах. Минфин, предвидя возможные споры, связанные с нарушением срока представления налоговой декларации, предлагает установить на серверах операторов связи единое время для целей определения даты представления отчетности.
Оператор связи предоставляет налогоплательщику программное обеспечение и электронно-цифровую подпись (ЭЦП), которая равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Налоговый орган при представлении налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи в течение суток обязан направить налогоплательщику через телекоммуникационные каналы связи Квитанцию о приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае принятия отчетности или Уведомление об отказе в приеме налоговой декларации (расчета) в электронном виде в случае непринятия отчетности по формам, утвержденным Приказом ФНС России от 25 февраля 2009 г. N ММ-7-6/85@.
Если получен отказ в приеме декларации, то она считается непредставленной. В таком случае налогоплательщик (его представитель) должен устранить ошибки и повторно представить налоговую декларацию (расчет) с тем же признаком вида документа (первичная, корректирующая, указав номер корректировки), который заполнялся при первичном направлении документа.
Согласно Административному регламенту Федеральной налоговой службы, утвержденному Приказом Минфина России от 18 января 2008 г. N 9н, налоговый орган может отказать в принятии декларации в следующих случаях (п. 155 Административного регламента):
- если отчетность представлена не по установленной форме (формату) или с нарушением порядка подачи отчетности (пп. 3 п. 133 Административного регламента);
- когда в ней отсутствует электронная цифровая подпись уполномоченного лица либо имеющаяся ЭЦП не похожа на цифровой автограф декларанта или его представителя (пп. 5 п. 133 Административного регламента);
- если она не содержит всех необходимых реквизитов: Ф.И.О. (для физлица) или названия организации, ИНН, вида документа (первичный или корректирующий) и наименования налогового органа (п. 136 Административного регламента).
Согласно п. 4 ст. 80 НК РФ при передаче налоговой декларации (расчета) по телекоммуникационным каналам связи днем ее представления считается дата ее отправки.
Пункт 5 Порядка N БГ-3-32/169 разъясняет, что под датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.
Таким образом, налоговая декларация считается представленной в налоговый орган, если налоговый орган направил налогоплательщику квитанцию о приеме, при этом датой представления декларации считается дата, зафиксированная в подтверждении, полученном от спецоператора.
Согласно п. 8 разд. I и п. 3 разд. II Порядка N БГ-3-32/169 в случае представления отчетности в электронном виде она подтверждается посредством электронно-цифровой подписи.
Пунктом 5 ст. 80 НК РФ также установлено, что налогоплательщик (представитель) подписывает налоговую декларацию (расчет) электронной цифровой подписью, подтверждая достоверность и полноту сведений, указанных в налоговой декларации (расчете).
В ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Необходимо отметить, что в отличие от информации, содержащейся на магнитных носителях, электронный документ (в том числе и налоговая отчетность), заверенный электронной цифровой подписью, является юридическим фактом, то есть в соответствии со ст. 160 ГК РФ влечет установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Соответственно, при представлении налоговой декларации в электронном виде налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе. Это также подтверждается п. 6 Порядка N БГ-3-32/169.
Для подписания отчетности электронно-цифровым способом должны быть соблюдены три условия:
1) сертификат ключа подписи, который удостоверяет конкретную подпись, должен быть действительным на момент подписания документа;
2) подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в электронном документе;
3) ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Если соблюдены все эти условия, то организация вправе подписывать отчетность таким способом.
Суть процедуры использования электронной цифровой подписи состоит в том, что каждый пользователь имеет возможность изготовить пару индивидуальных ключей: секретный - для формирования цифрового аналога подписи под документом и парного с ним, открытый - для проверки достоверности цифровых подписей, вычисленных с помощью данного конкретного ключа. Принадлежность секретного ключа электронно-цифровой подписи определенному лицу удостоверяется сертификатом, выдаваемым удостоверяющим центром.
К преимуществам использования телекоммуникационных каналов связи стоит отнести:
- экономию рабочего времени;
- отсутствие дублирования декларации на бумажном носителе;
- избежание ошибок в заполнении отчетности, так как при формировании файла с отчетностью программой осуществляется проверка актуальности версии заполняемой формы;
- форматы представления информации в электронном виде своевременно обновляются;
- подтверждение доставки отчетности;
- сохраняется конфиденциальность отправленной отчетности;
- повышается оперативность обработки информации налоговым органом, исключается наличие технических ошибок.
К недостаткам представления отчетности по телекоммуникационным каналам связи следует отнести:
- необходимость иметь определенную техническую базу (компьютер, подключение к сети Интернет, соответствующее программное обеспечение);
- ограничение доступа к сети Интернет, из-за которого сдать отчетность в положенный срок не удастся;
- необходимость в некоторых случаях дублирования отчетности на бумажном носителе со штампом налогового органа. Например, для получения кредита в банке налогоплательщик должен заверить экземпляр отчетности на бумажном носителе в налоговом органе. Поскольку банк не может проверить юридическую силу документа, представленного в электронном виде, он требует отчетность на бумаге со штампом налогового органа.
Следует обратить внимание еще на один документ - Приказ Минфина России от 16 марта 2010 г. N ММ-7-6/120 "Об утверждении Регламента ввода в автоматизированную информационную систему налоговых органов данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций (расчетов) и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов". Этот Приказ выпущен финансовым ведомством в целях совершенствования системы электронного документооборота между налогоплательщиками и контрольными ведомствами в целях совершенствования процесса ввода данных, представляемых налогоплательщиками (представителями) налоговых деклараций и иных документов, служащих основанием для исчисления и уплаты налогов, в автоматизированную информационную систему налоговых органов.
Регламент устанавливает единые принципы ввода налоговых документов (представленных на различных типах носителей и способами, установленными налоговым законодательством) в ИФНС, ввода представленных на бумажном носителе налоговых документов в условиях централизованной обработки данных и порядок взаимодействия ИФНС и ЦОД (Межрайонная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных или иная инспекция, выполняющая функции централизованной обработки данных).
Установлено также, что централизованной обработке подлежат налоговые документы в бумажном виде, представленные на машинно ориентированных формах, утвержденных Минфином России, а также на машинно ориентированных формах с двухмерным штрих-кодом. Обмен информацией между ИФНС и ЦОД осуществляется по защищенным каналам связи с использованием установленного программного обеспечения. Список лиц, не представивших налоговые документы, формируется по истечении 10 дней после установленного законодательством о налогах и сборах срока представления соответствующих документов.

Налоговая декларация, Налоговая отчетность