Упрощенка: когда и какую отчетность нужно сдавать в электронном виде

Численность физических лиц, получивших от вас доходы в течение года, менее 10 человек:

(если) ДА. Всю отчетность вы вправе сдавать в бумажном виде. И только если есть собственное желание, в электронном.

(если) НЕТ. Как минимум отчетность по НДФЛ вы должны сдавать в электронном виде. Также проверьте необходимость электронной отчетности во внебюджетные фонды. Так, если у вас работает 50 человек и более, придется отчитываться в электронной форме в ПФР. Что касается соцстраха, то такая обязанность возникает, если среднесписочная численность физлиц, которым вы производите выплаты, превысит 50 человек. Остальные формы можете сдавать привычным способом - на бумаге.

Чтобы понять, обязаны ли вы, работая на УСН, сдавать ту или иную отчетность в электронном виде, вы должны отталкиваться от численности людей, которых привлекаете к труду. Как правило, это люди, работающие по трудовому или гражданско-правовому договору.

Если у вас работает не более 9 человек, вся отчетность может быть бумажной. А в ситуации, когда количество физлиц, получивших от вас доходы, составляет 10 человек и более, то как минимум одну отчетность придется сдавать в электронном виде — речь идет о справках по форме 2-НДФЛ. Подать их в налоговую можно с сайта ФНС России www.nalog.ru или обратившись к спецоператору связи. Однако самый распространенный пока способ — это сдача сведений на электронных носителях, когда сведения подаются в виде файлов в формате, утвержденном приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Размещаются они на дискетах 3,5”, дисках CD, DVD или устройствах флеш-памяти (флешках) (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3 и 6 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

Если справки 2-НДФЛ вы обязаны сдавать в электронном виде, проверьте еще один критичный порог численности физлиц, в пользу которых производите выплаты. Так, если у вас работает 50 человек и более (в том числе по гражданско-правовым договорам), сведения персучета надо сдавать в электронной форме. При этом отчитываться можно как через специализированного оператора связи, так и на магнитных носителях (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Правила подготовки документов персучета в электронной форме приведены в приложении № 4 к Инструкции по заполнению форм (постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п).

Обратите внимание: сведения персучета надо представлять одновременно с расчетом по форме РСВ-1 ПФР (подп. 1 п. 9 ст. 15 Федерального закона № 12-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). То есть, сдавая сведения персучета в электронной форме, вы автоматически подаете в том же виде и расчет, одним отправлением. Формат электронного расчета в Пенсионный фонд утвержден распоряжением Правления ПФР от 21.03.2013 № 97р.

Кроме того, если среднесписочная численность физлиц, получающих выплаты, превышает 50 человек, нужно сдать электронную форму-4 ФСС (п. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Сделать это можно только посредством Интернета любым из следующих способов: через спецоператора связи, на сайте ФСС РФ или через портал госуслуг (п. 37 и 48 Регламента, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 06.03.2012 № 204н). Формат электронного расчета в соцстрах утвержден приказом ФСС РФ от 12.02.2010 № 19.

Для справки. Чтобы посчитать среднесписочную численность физлиц, получающих вознаграждение, учитывайте всех застрахованных лиц. Порядок расчета среднесписочной численности сотрудников приведен в Указаниях, утвержденных приказом Росстата от 24.10.2011 № 435.
Другую отчетность представлять в электронном виде «упрощенцы» не обязаны. Неважно, о чем идет речь, — о налоговых декларациях, бухгалтерских или специальных статистических формах, все можно сдавать на бумаге. Но при желании и в электронном виде.

Сентябрь 2013 г.

Налоговая отчетность, УСН

Статьи по теме:

Недостоверные сведения в отчетности по НДФЛ

О представлении Единой упрощенной декларации

Сдаем отчетность по НДФЛ в налоговую

Ответственность за нарушения отчетности по НДФЛ

О новой декларации по налогу на прибыль