Налог на прибыль: расходы на аренду жилья командированным работникам

Комментарий к письму Минфина России от 25.03.2010 г. № 03-03-06/1/178 "Налог на прибыль: расходы на аренду жилья командированным работникам"

Разъяснения финансистов на тему учета для целей налогообложения расходов в виде арендной платы за помещение, предназначенное для командированных работников, за то время, когда помещение не используется, давались неоднократно. За все время мнение чиновников не изменилось - расходы по содержанию помещения за то время, когда оно не используется, не могут быть признаны для целей налогообложения прибыли.
Однако расходы по аренде и содержанию помещения на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в нем командированных работников, за время, когда они проживали в помещении, подлежат включению в состав прочих расходов при исчислении налогооблагаемой прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (Письма Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533, от 25.01.2006 N 03-03-04/1/58).

Итак, при налогообложении прибыли из облагаемых доходов работодатель может исключить расходы по найму жилого помещения работникам, находящимся в служебной командировке (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом такие расходы должны быть обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Логично, что расходы на содержание помещения для проживания работников, находящихся в служебной командировке, за то время, когда работники там не проживают, нельзя назвать обоснованными и осуществленными для ведения предпринимательской деятельности, поэтому финансисты не разрешают учитывать их при налогообложении прибыли.

Подтверждение расходов по найму жилого помещения

Однако расходы по найму жилого помещения за то время, когда работники проживают в нем, учесть можно, даже если документально такие расходы подтверждены косвенно, то есть не оформленными в соответствии с законодательством, а иными документами, косвенно подтверждающими фактически произведенные расходы (приказом о командировке, проездными документами) (по смыслу абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). Об этом свидетельствует и обзор арбитражной практики по данному поводу.
Следует отметить, что нормы налогового законодательства не запрещают отнести к командировочным расходам расходы по найму жилого помещения для проживания работников, находящихся в командировке, как в гостинице, так и у физических лиц, а также арендуемого самим работником от своего имени или от имени организации. Также в названной норме не указаны конкретно документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения. Все это и создает полемику среди налогоплательщиков и налоговых инстанций по вопросу учета командировочных расходов по найму жилья для целей налогообложения прибыли.
Так, если работник снимает жилье, принадлежащее физическому лицу, во время командировки от своего имени, то, полагаем, что подтверждающими документами являются договор найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ), расписка физического лица о получении денежных средств в оплату.
Если жилое помещение арендует организация для проживания сотрудников во время служебных командировок (как у физических лиц, так и в гостиницах), то такими учетными документами, подтверждающими факт нахождения работников в командировках и фактическое несение ими расходов по найму жилых помещений, могут выступать: приказы о командировках, командировочные удостоверения работников с отметками о нахождении в пунктах назначения, счета по оплате гостиничных услуг командированными работниками, проездные документы, путевые листы, авансовые отчеты, отчет о выполнении служебного задания, договор аренды, действующий в период командировки, платежные документы об уплате арендных платежей (Постановления ФАС Поволжского округа от 19.06.2007 по делу N А65-19391/06-СА1-7, ФАС Уральского округа от 23.04.2008 N Ф09-2594/08-С3).

Судьи - за документальное подтверждение расходов

При решении вопроса о возможности учета расходов на оплату жилья командированным работникам в целях налогообложения прибыли необходимо исходить из того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, произведенные им расходы или нет, - это следует из обзора судебной практики по данному вопросу.
Если налогоплательщик документально подтвердил произведенные расходы на оплату услуг гостиниц командированными работниками, даже то обстоятельство, что эти гостиницы не состоят на налоговом учете, не влияет на исключение данных расходов из состава уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Это подтверждает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 по делу N А13-2920/2006, в котором судьи отметили, что данное обстоятельство не опровергает фактическое осуществление командированными работниками затрат по найму жилых помещений.
Судьи при рассмотрении вопросов относительно учета командировочных расходов в виде оплаты за проживание командированных работников руководствуются этим принципом. Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 26.02.2008 по делу N А29-2355/2007 они посчитали обоснованными такие расходы, так как налогоплательщик представил первичные учетные документы, подтверждающие проживание командированных работников в гостиницах в момент их нахождения в командировках. При этом периоды проживания в гостиницах соответствовали периодам нахождения в командировках.

Налог на прибыль, Расходы